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国家机关公文写作与处理 赵国俊 第一章 概述 第二章 机关公文质量标准 第一节 公文的质量要合法54年后修订的宪法，也就是从75年的宪法，取消了民族自治乡的介质，如果一级人民政府向上一级人民政府提出宪法多不允许的行政介质，那就构成了违法，甚至是违宪。再看一个例子，这种例子可能在前一阶段，在我们的地方报纸上见得比较多，一个县级人民政府发一个任命的通知，针对对象是县人代会的副主任，让这位同志兼任县教育局的局长，这个公文也不用看内容，它的标题告诉我们它的内容也是不合法的，根据宪法第103条规定，县级以上的人代行政负责人不兼承行政职务。所以这种任命本身就是违宪的。再有更多的就是在我们公文中有些提法是法律不允许的，比如这个例子：海关是不能鉴定一个人是犯罪分子。我们国家只有审判机构有这个权力。那你所扣留的就不能称为走私犯罪分子，恰当的，规范的说法应该是犯罪嫌疑人，否则就构成了违法。在一些企业和学校有的公文有这样一些提法，损害公物要赔偿多少钱？这种提法也是违法的。罚款是一个行政行为，而学校没有经过特定授权是没有这种权力的。如果你做了这样一个约定，对方若损害了公物，依照何种标准去赔偿，这是可以的，但学校不能在自己的公文中对相关的人员要求赔偿。这是法律不允许的。这样的问题在公文中有一定普遍性，我们应引起足够的注意。 　　因为有关公文方面的文章主要约束一些形式问题，如果法律规定规章有相关的一些约束，那我们在形成自己的文件时，就要自觉的遵守这些规范。否则形式上违法同样会让公文失去效用。前若干年，这样的例子有一定普遍性，市人民政府用自己的名义颁布某某条例，这种做法实际是违法的。按照1987年4月，国务院颁发的行政法规制定程序在行条例的规定和2000版的行政法规制定程序，规章制定程序的规定，国务院各部门，地方各级人民政府发布的规章不得称条例。条例这种文种只有中央人民政府即国务院可以颁发，其它的行政机关都不能用自己的名义去颁发条例，否则就构成违法。　　在党的系统同样有相关的规定和要求，如中共中央办公厅颁布的党的领导机关处理条例明确规定，只有中央一级的组织可以颁发条例。如某市的纪委不是中国共产党中央一级的组织，所以同样无权颁发条例。另外发文的名义也是一个形式问题，这也同样不能违背有关的规范。按照国务院2000年颁发的公文处理规定，在各级政府部门，内设的机构中，除了办公厅室可以对外正式行文之外，其他的内设机构不得对外正式制发公文。这种所谓正式制发公文，就是所谓这种公文有可能产生法律后果时，就属于正式行文。我们每个部门的内设机构自身都不具备法人资格，不具备主题资格，当然它就不能用自己的名义去制发公文，去承担相应的义务，履行相关的职责，所以发文名义也是一个形式问题，但这个形式也不能出错，不能违法，不能违制。否则文件同样是违法文件，同样会被上级机关废除、废止。　　我们还应注意程序的合法性问题，因为公文的制发，是一个群体的工作过程，与写论文不一样。为了保证这个群体工作过程的有效性，维护公文的质量。国家对有关公文的处理过程有规范，那我们就要自觉地遵循这些程序规范，这才能保证公文是这个机关的郑重意志的表示，而且这种表示是受法律保护的，而如果我们违背相关的程序规则，就意味着你的公文程序违法，或是程序不当，同样影响公文的效力，会使你的公文被撤销被废除被废止。在这方面有这样几个普遍性的毛病需要我们引起注意。在正常的工作流程中，要形成公文，首先要有领导的授意，再请有关的工作人员起草这个公文，然后再由综合办公部门的一些同志对公文文稿进行全面的审核、衡量，消灭他认为的所有的错漏，最后再由机关的法定代表去签发，去认可，这是一般的流程。但是现在一些单位就违背这些程序，不是先核稿再签发，而是倒置，先签发再核稿。按照这样一种操作程序从法律意义上说不应该具备法律效力，不应受到法律的保护，因为这个公文的最后意思表示不是这个机关的法定代表最终确认的，而公文一经法律代表确认之后，任何人不经过他的同意不得做任何的调整和修改，否则文件内容的合法性就会遭到质疑，就会失去法律效力。但是这种做法在很多部门都有一定普遍性，实际上它也在危害章法，使我们的公文失去有效性，这当然是我们最不希望出现的。　　有些同志认为，我们不会去改公文中最重要的部分，领导是做政策把关，我们做审核的人只做文字把关，其实这种说法并不成立，因为公文中任何政策都是靠文字表达的，有些东西看着不是文字问题，甚至不是典型的文字问题，但是它会使公文出现严重的错误，严重的问题，甚至会给我们机关带来不可预计的麻烦和不可弥补的损失。有这样一句话，是六十年代在我们的政府机关中出现的，它本是要表达三日内，蒙古共和国区域内会有暴风雪，但是因为它犯了个小小的文字错误，在该加标点时未加，结果别人在念读时把这句话读出其他的意思，带来了严重的政策方面的