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浅谈档案数字化建设与信息安全 　　所谓档案数字化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。 　　一、档案数字化建设面临的问题 　　数字档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的。但是由于数字档案本身的特性，所以不可避免地存在一些缺陷和不足，只有清醒地认识到这些问题，才能在档案数字建设中深入研究并加以解决。 　　（一）数字档案的安全性问题。涉及两方面，一是设备安全，二是互联网安全。数字化档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别。数字化档案依赖于数字化设备而存在，因此，数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响。要实现不受时空限制随心所欲利用档案信息，必然要借助互联网。而一旦发生互联网安全事故，例如黑客攻击甚至篡改等等，对档案信息将是致命的打击。 　　（二）档案数字化建设中常见的业务问题。纸质档案在进行数字化操作的过程中，会遇到一系列的业务问题。比如确定数字化的范围、操作顺序等。正本、定稿、草稿等不同版本的档案是只扫描正本，还是定稿草稿一同扫描？还有档案数字化过程中的拆卷（件）与装订问题，国家档案局曾于2001年1月1日开始实施立卷改革，推行文件级整理，免去立卷、装订案卷等复杂环节，但2001年以前立档的文件大都是案卷，这些档案在数字化扫描时必然涉及到拆卷、装卷问题，这已是当前纸质档案数字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在数字化扫描进行前还要不要拆件，扫描完成后，拆件还要不要装订。这已成为大家争议的热点等等。 　　（三）数字档案的凭证价值问题。档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要。虽然数字化档案具有参考价值这一点是没有疑义，然而由于认识上、技术上、管理制度上等诸多问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。 　　（四）档案数字化建设的诸多技术问题。档案数字化建设技术密集，诸多技术问题成为制约的难点。例如：扫描误差问题，档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误，扫描时或打印时顺序出错，或存储出错，或建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真;在进行数字档案的迁移或提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化;技术过时问题，虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出，“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息;刻录档案数据载体问题，为保证数据的安全，光盘等载体是作为备份的载体之一，载体质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用;运行条件问题，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求一直是较难协调的矛盾体。 　　（五）档案数字化建设中法规方面的问题。档案数字化建设中会涉及到许多法律问题，而这些问题又是亟待解决而又难以一时解决的问题。如：著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在档案数字化后，原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式已无法提供，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯，这也成为数字档案馆建设面临的一大挑战。还有身份认证问题，身份认证问题，在网上对利用者的身份进行认证和进行借阅限定，大大增加了技术难度。因此，完善档案法规，实现数字档案的法律效用问题，是档案数字化建设中一个不能回避的难题。 　　二、档案数字化建设工作重点 　　针对档案数字化建设现状，我们认为当前应重点做好四方面工作。 　　（一）建立一套关于档案数字化建设非常规范的、行之有效的程序化管理方案，包括具有科学性的标准体系和业务管理制度。以此规范数字化档案建设流程和收集、扫描、装订、上传、借阅、备份等各环节的技术标准，最终确保实现数字档案的应有价值。 　　（二）建立档案馆网页和“电子文件（档案）数据管理中心”，开展网上利用服务。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用。建立“电子文件（档案）数据管理中心”，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。 　　（三）多措并举，确保数字档案安全。档案安全是档案信息公开的先决条件。必须具备良好的信息安全环境，才有可能确立档案信息公开的可行性。 　　1、人员安全。档案信息安全系统，不论设计如何周密，不论利用如何复杂的加密技术，如果没有严格的人员管控，都是徒具形式。因此，必须树立起档案信息