《顶尖秘书》_十篇_顶尖秘书如何安排领导出行.docVIP

一、领导出差，秘书须做哪些准备 领导经常出差，而且有很多出差任务是临时决定下来的。 不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工作。如安排日程、预订机票船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发言提纲等。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。 领导要去出差。那么，出差的目的是为了什么呢?秘书在为领导草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。 1．订出周密的计划 顶尖秘书为领导做出差准备，一定要细心周到地做好计划。 要作好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可 2．与对方秘书联系 不管领导是去开会、出访还是应邀去参加研讨会，或是为了洽 领导是坐火车去还是乘飞机去?是星期一下午动身，还是星?除去参加会议或洽谈业务外，有没有其他?还有没有其他东西要准备?对于这些问题，顶尖秘书预 领导可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修 日程表排好之后，顶尖秘书要多复印几份，给领导、给在家负 其中，这个余地是相对的，不能让领导闲得无聊，浪费时间。 在与对方秘书联系的同时，还可以通过其他的渠道，了解一下 如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者 3．预订车票 在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的列车时 各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按 预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是 为 从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的 4．安排住宿 领导出差，安排住什么样的旅馆，一般顶尖秘书都要根据领导 如果出差的地方是第一次去，在那里有本单位的办事处或子 因为顶尖秘书一去找他们，他们就热情地邀请住到他们那里 整理好随身携带的用品 领导出差要随身携带哪些东西，顶尖秘书一定要替领导想好。 因为如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那 临动身之前，顶尖秘书要把领导随身携带的东西按公与私分 领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动 但是，顶尖秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带， 6．临行前的工作安排 秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对 比如，在动身前两三天，与有关部门打个招呼，把一些定期的 二、领导动身的当天该做什么 动身那天，顶尖秘书应做的工作有： 1．安排送站的车 不论领导是从单位走还是直接从家里走，秘书都要安排好送 2．检查所坐的车次或航班 最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机 如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航 3．检查是否有遗漏 动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记4．通知好对方 起程之后，或把领导送上火车或飞机之后，就要立即打电话通 三、随领导一起出差 顶尖秘书随领导一起出差时，主要的工作和任务有： 1-在车内 在车里，秘书的位置不能离领导太远，稍稍往后靠一靠就行 2．出站时 火车到站时，秘书要提着行李先下车。 如果对方有人来接站时，就要先找到对方接站的人。找到对 在出站时，不要麻烦对方给自己提旅行包。如果对方非常热情，一定要帮自己提，也不能太固执，因为在 但是，秘书自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东 3．注意回避 当领导与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回 在久别重逢等场合，领导们也许会有说不完的话，从花开花落 到了出差的最后一站，就要向单位汇报出差的情况，在这时， 4．出差回来后 随领导出差回来之后，顶尖秘书有许多事情要做，如出差总结然后。应该写出出差总结报告。 总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门 再次，要报销差旅费。 应将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，如果 四、领导走后，秘书在家的工作 如果秘书没有随领导一起出差，停留在单位，他在工作也还有 1．检查领导遗漏的东西 给领导送站回来后，顶尖秘书还应对检查领导是否还有遗漏 一是用传真机传送过去。 因为传真机现在已开始普遍使用。 二是航空特快专递。 秘书将东西寄出去后，还必须打电话，告诉领导东西已经寄 2．抓住机会学习 领导出差之后，顶尖秘书不要以为自己没有什么事做了。让自 3．电话的处理 在领导出差期间，如果有客人来电话找领导，顶尖秘书就要认 如果遇到重大突发事件，要立即向领导汇报。 如果这时领导正在开会或与客户会谈，电话也找不到，这时可 如果事情不是很保密的话，也可以把事情的大致情况告诉接 4．