办公9室设计题.docVIP

四、设计题 20071．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13) 答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条： 各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里，公司印章放人办公桌带锁的抽屉内，墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层． 2006/20072．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121) 答：(1)接受任务， (2)了解来宾， (3)制订计划； (4)预订食宿； (5)迎接来宾， (6)商议日程， (7)安排会谈： (8)陪同参观； (9)送别客人； (10)接待小结。 3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？(P123) 答： (1)会议的名称 ;(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称等。(3)日期、时间 (开始到结束的预定时刻);(4)地点 :(具体在几楼几号会议室 ) (5)议题 (或者议事日程);(6)主办者的联络处、电话号码等 (7)开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码 (必要时可附上地图);(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。 20064．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145) 答：文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点，条理清楚，重点突出。即使是即席发言，也要想好了再说，讲什么，怎么讲，哪些可以叙述，哪些必须强调，都事先有个框架。这样使你的发言清晰明了，富有感染力。 会议上始终保持平稳挺直姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言扣抑扬顿挫的响亮声调说话，并控制发言的时间，必要时可用目光扫视听众，以引起他们的注意，也可以在某些时候作一停顿，以给听众思考的余地。 虽然办公室文秘人员会议通常是非正式的，文秘人员还是要加以引导。要求别人回答时，一次只叫一位发言人，并紧紧围绕议程或主题顺序时行。如果讨论偏离了主题，文秘人员应该提醒各位时间有限。 在某件事情上有不同意见时，不必进行正式投票，表示接受或反对这些意见即可。如果是一位助手，你给他分配一些日常的工作任务，提示一下解决问题的方法，再问他有没有问题即可。在很多人参加的会议上，不要当众批评某个人。应该给其他与会者发言的机会，认真倾听他们的意见。最后，对讨论和任何决定了的事进行总结，统一大家的认识。 每一位参加会议的人员都要记笔记，特别是在任务分配或作出了关于各种程序的决定时。例行的办公室会议不必做会议记录。如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个专门的那次会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等等。 5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？(P150) 答：文秘人员组织座谈会要注意：1）座谈会邀请对象必须是知情人，能独立思考、有主见又敢于发表意见者。如果只是听众，或只是人云亦云者，座谈会就失去了作用。2）座谈会以小型为主，为数以七八人至二三十人为宜。人数过少，缺乏代表面，也影响讨论；人数过多，又影响发言和女言质量。3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合。主持人负责引导、组织，可不做记录。详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做。4）座谈会的时间不必严格规定，话多，可适当延长，话少或已无话可说，即可结束。5）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，　为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？(P134) 答：(1)要替搭车回去的人安排车子， (2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人