我对“公文处理一化”问题的思考.docVIP

我对“公文处理一体化”问题的思考 刘文森 （作者系福建省委办公厅文电审办处处长） 本文的观点和建议很有见地。作为长期从事文电审办工作的秘书工作者，作者提出了当前公文处理工作中一个非常重要而又亟待解决的问题，具有很强的现实针对性。我们发表此文，既是为了引起大家对“公文处理一体化”问题的关注和思考，更是为了促进党委办公厅各项工作的改进和创新。 ——编　者 “一体化”是当今社会的潮流和趋势，涉及各个领域、各行各业，诸如全球经济一体化、区域经济一体化、能源一体化、城乡一体化、交通一体化等。公文处理工作一体化与之相比虽微不足道，但却是党委办公厅工作的一件大事，也是治理公文处理“乱、滥、差”现象的有效举措，同样是大势所趋、势在必行。笔者认为，与时俱进，将一体化理念导入公文处理工作，建立我国公文处理一体化机制，有利于公文处理工作的科学化、制度化和规范化。 一、制定出台全国性法规是实现公文处理工作一体化的前提 建国以来，特别是改革开放以来，上级领导机关注重公文处理工作，先后制定、修改出台了一系列法规制度并下发施行。1996年5月3日中共中央办公厅印发并施行《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称党的机关《条例》），2001年1月1日全国人大机关施行《人大机关公文处理办法》（以下简称人大机关《办法》），2001年1月1日各级行政机关施行《国家行政机关公文处理办法》（以下简称行政机关《办法》），1995年12月26日全国政协办公厅印发《中国人民政治协商会议全国委员会办公厅公文处理规定》（以下简称政协办公厅《规定》），2006年1月1日各级军队机关施行《中国人民解放军机关公文处理条例》（以下简称军队机关《条例》）。12年来，这些法规制度无疑对推进全国各级各类机关公文处理工作的科学化、规范化和制度化起到了促进作用，也取得了明显成效。但是，上述法规制度都从各自系统的特殊性出发，对本系统的公文处理工作作出硬性或弹性规定，在本系统范围内贯彻执行，实际上存在着“一人一把号、各吹各的调”的问题。由此也产生了红头与白头文件并存，纸质公文与电子公文并存，正式文件与简报类、信函式文件并存，常规格式与特殊格式并存，公文用纸幅面规格大小不一，公文文种滥用等一系列问题。这些问题导致红头文件的权威性、严肃性大打折扣。 “法规是纲，纲举目张”。要从根本上解决公文处理工作中存在的问题，不断提高公文处理工作的效率和质量，关键要从法规制度抓起，尽快组织力量，协调制定出台公文处理工作条例或办法，使各级各类机关有章可循、按章操作。 1.五大机关现行的法规制度为制定出台全国公文处理工作条例或办法奠定了基础。一是五大机关的法规制度在体例编排上大同小异，分总则、公文文种、公文格式、行文规则和附则几个部分，而且将“公文的立卷、归档”和“公文的管理”单独成章。二是公文定义的表述基本一致。五大机关的法规制度都认为公文是机关实施领导、处理公务的具有特定（法定）效力和规范格式（体式）的文书，是履行职能、依法行政，指导、布置、商洽工作等的重要工具。三是公文的文种种类及适用范围表述基本相同。法规规定的党的机关公文种类有14种、人大机关有19种、行政机关有13种、政协机关有10种、军队机关有12种，其中通用的就有8种，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要，且文种适用范围的表述基本一致。以上这些都为制定出台全国公文处理工作条例，实现公文处理工作一体化奠定了良好基础。在制定新法规时，只要从行文的实际出发，对五大机关使用的文种进行筛选增减即可，如可以删去党的机关《条例》颁发12年以来从未使用的“指示”这个文种，并将近几年来公文中常用的工作要点、总结、方案、公示、讲话等增加列入公文文种范畴。当前，只要上级权威部门牵头协调协商，开展这一有意义的工作，取得实质性进程是可期的。 2.新法规在内容表述上须严谨，避免公文处理工作多样化。法规是开展工作的依据，在制定或修订法规过程中，要按照一体化的要求，在全面、系统、严密、规范、标准上下功夫，按照必须和必要的原则，在内容的表述上做到完整、清晰、简练，使法规具有较强的指导性和可操作性，以便基层贯彻执行。（1）处理好原则与具体的关系，在表述时应详略得当。（2）处理好弹性和刚性的关系,特别注意遣词造句、用词用字的严谨。在制定具有法定效力公文处理工作一体化的法规时，应避免使用“一般”、“主要”、“参照”、“有关”、“如需”、“也可”、“等”字词。这些字词的含义弹性太大，不便于基层操作，应使用“不得”、“一律”、“必须”、“不能”等字词来表述。 二、实现公文处理工作一体化，要从公文格式上突破 现行机关公文格式包括文件格式、信函式格式、简报式格式、会议纪要格式、电报（含密电、明电