承办人员使用手册(1904 KB ).pptVIP

Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統 學校-承辦人 教育訓練 一、工作事項（前置作業） 二、工作事項 例行性作業 1、來文文存-紙本流程 1、來文文存-線上簽核流程 2、來文函覆創文-紙本 2、來文函覆創文-線上簽核 3、線上簽核取消送件 修改公文內文 若承辦人將線上簽核公文送出後，發現公文內文仍有要做修改的部份時，需到： 公文管理?線上簽核公文?『已簽核公文』的頁籤?找到該筆公文文號?點最右手邊會有『取消』的按鈕，點選取消?文會回到『待簽核公文』的頁面 ＊使用取消送件的前提是，對方尚未登入公文管理系統看到此筆公文以前，皆可以此方式取回；若對方已看到此筆公文時，則需請對方將公文退回。 4、修改公文內文 修改公文內文 1 若於公文管理?承會辦作業?承辦處理匣?『看得到』欲修改的公文時： 修改步驟：需點選公文製作?該筆公文樣版?”管理”頁籤?承辦公文清單?點選該筆公文文號?點選右上角確定?即可叫出該筆公文進行修改?修改完記得一定要按存檔動作。 修改公文內文 2 若於公文管理?承會辦作業?承辦處理匣?『看不得到』欲修改的公文時： 可至公文管理?承辦公文資料查詢?直接按上方”查詢”的按鈕，或輸入文號查詢?得知目前公文的狀態，若顯示： 『總發文-辦理中』或『總歸檔-辦理中』 修改公文內文 3 承辦人需請總發人員 或檔管人員 於系統中將公文退回給你?接著到公文製作?依照『修改公文內文 1』的修改步驟即可。 5、線上簽核公文轉紙本 線上簽核公文轉紙本 1 情況一： 一開始即先轉紙本 承辦人先至公文管理?線上簽核公文?點選公文主旨，判斷此筆公文是否適合走線上簽核，若不適合，則於該頁面點『轉紙本』的按鈕?系統會跳出一視窗，承辦人直接按『列印』按鈕即可印出紙本公文。 線上簽核公文轉成紙本後，此筆公文會出現在承辦人公文管理系統?承會辦作業?承辦處理匣 線上簽核公文轉紙本 2 情況二： 事先未轉紙本，即開始做收文擬辦單或來文函覆 取了文號 承辦人先至公文管理?線上簽核公文?點選公文主旨?系統即會跳出一新的視窗?點『儲存』的按鈕?點選『公文傳送』的按鈕?選擇『紙本簽核』的選項?按『確定』。 6、傳/複閱功能 複閱功能 複閱功能僅使用於線上簽核的公文。 只要曾經對該筆線上簽核公文做過簽核動作的人員，此筆公文於歸檔後即會出現於曾經簽核過此筆公文人員的『線上傳複閱公文』 傳閱功能 傳閱功能僅使用於線上簽核的公文。 承辦人此筆公文若結案後，會出現於『公文傳閱作業』，承辦人可以將公文傳閱給自己單位的其他人觀看。 7、承辦公文資料查詢 承辦公文資料查詢 承辦人可於此作業查詢得到自己曾經辦過的公文，不管是已辦結或未辦結。 登入公文管理系統?公文管理?承辦公文資料查詢 8、安裝自然人憑證認證程式 三、線上幫助與手冊下載 四、線上簽核實施範圍 五、各單位正式上線網址 六、其他服務 注意事項4 1、承辦人可於公文管理?承辦公文資料查詢?查詢得到自己曾經辦過的公文，不管是已辦結或未辦結。 2、公文製作中，承辦人的電話和e-mail若不想每次都手動輸入時，可於公文管理?個人資料設定?輸入電話和email?按下”修改”按鈕即可。 重新登入公文系統後才可看到 注意事項5 3、若承辦人誤點”創文取號”或取錯”收文文號”時，需至公文管理?承會辦作業?承辦處理匣?找出該筆公文文號?續辦處理選擇『銷號』?按上方『確定』按鈕即可。 4、若銷錯文號請聯絡機關內的文書人員做取消銷號的動作。 憑證認證 1. 以滑鼠點選憑證按鈕 2. 系統自動跳出新視窗 至憑證頁面 ※使用憑證認證前請先確認是否有安裝讀卡機並插入自然人憑證 憑證認證 ※如尚未安裝自然人憑證身份檢驗元件，請依下列步驟安裝!! 1. 以滑鼠左鍵點選頁面 提示處 如無提示則為 已安裝完成 2. 以滑鼠點選安裝ActiveX 控制項 憑證認證 1. 系統跳出此視窗後 請以滑鼠點選安裝 即可 2. 以鍵盤輸入PIN CODE 後 並按下Enter鍵即可認證 ※使用者使用之自然人憑證需與 系統作業人員之名稱相同 ※系統自動顯示使用者姓名與身份證後四碼 憑證認證 1. 如輸入的PIN CODE 錯誤即會出現 系統提示，請再重新輸入即可。 ※如累計三次PIN碼錯誤即會鎖卡，請至內政部憑證管理中心網站 .tw/html/index.htm 自行解鎖即可 2. 如出現認證錯誤情形，請依錯誤說明 重新確認是否已安裝讀卡機或插入憑 證 線上幫助與手冊下載 兩個地方可連結至此： 1、公文系統首頁（即登入帳號密碼頁面）?系統線上教學 2、登入公文系統?點選左上角自己的姓名?即可於右上方看到『幫助』的按鈕 點選時即會另開一新視窗： 可選擇點選左邊作業直接觀看 或