档案数字化扫描的问题及对策.docVIP

档案数字化扫描中的问题及对策 社会学院 刘婷 程熙 指导教师：张照余 [摘要] 本文通过大量实验，发现档案数字化扫描中存在的问题，提出具有理论及应用价值的档案数字化扫描对策，为各档案部门数字化工作提供可行性建议，以提高档案数字化扫描工作的质量。 [关键词] 档案数字化 扫描 问题 对策 [Absrtact] This paper is based on a large number of archives scanning experiments ,in which we have discovered some problems. According to these ,we propose several valuable and feasible suggestions to benefit the efficiency of archival departments scanning work and improve the quality of entire archive program. [Key words]archival digitalization scan problems measures 档案数字化是档案信息化建设的重要内容，而扫描是纸质档案数字化中的关键环节，扫描工作的好坏影响着整个数字化工作的质量。目前，我国各级各类档案馆大量珍贵、重要和利用频繁的纸质档案亟待通过数字化方式来保护、备存和提供网络利用，任务十分繁重。因此，本文旨在针对档案数字化扫描中遇到的问题提出可行性解决方案，为各级档案单位在数字化扫描工作提供建议，以便更好地共享档案信息资源，满足档案信息的利用需求。 1 档案数字化扫描存在的问题 笔者通过大量的文献调研, 以及进行多次的数字化扫描实验，同时实地参与苏州大学资产评估科数字化扫描项目，发现数字化扫描中存在着许多亟待解决的问题，这些问题主要表现在以下几方面： 1.1 软、硬件基础设施配套不齐全 软硬件基础设施是档案数字化建设过程中必不可缺的基本条件，目前，很多单位没有成立专门的档案馆，档案由组织或人事部门分管，并不配备专门档案人员负责，同时经费不能及时到位，造成所需的一些档案数字化软、硬件基础设施配备不齐全，主要表现在： 就硬件而言，在信息采集设备中，一般的扫描仪大多是适合A3、A4甚至更小的纸张，而实际工作中存在一些纸张较大的档案文件，设备配备并不能满足本馆实际档案的尺寸要求，这样的结果会造成扫描图残缺不全。信息存储设备的要求相对采集设备对本馆要求更高，没有相应的设备容量，档案进行数字化过程将受到限制，直接导致图像达不到规定的像素与清晰度要求。信息利用设备的配备不足会局限数字档案的利用，使得相当一部分数字化的档案无法识别。 就软件而言，整体上，目前我国还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，软件系统使用的层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。纵观当前各档案馆、室所用档案管理软件，信息管理功能与信息通用功能的缺失是共有的弱点。现在档案部门所使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发、购置的软件不能通用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 1.2 纸质档案数字化扫描成本过高 在大量的纸质档案扫描过程中，各级档案部门都不同程度地遇到了扫描成本过高的问题，扫描成本的增加必然会影响到整个档案数字化进程，进而阻碍档案信息的交流和共享，制约了档案部门的高效运转。扫描成本存在于扫描过程中的经济成本与时间成本方面，具体表现在： （1）经济成本增加。扫描中的经济成本包括两方面，一是设备购置和维修成本，国内比较先进的扫描仪每台在10000元左右，档案卸装订设备每台在20000元左右，如果将设备的维修、维护及耗材的定期更换费用计算在内，其费用之高并非一般档案部门可以承受；二是人力扫描工资成本，按目前市场价格 扫描和输入0.25～0.4元/页 来计算，以区（县）档案馆为例，一般区 县 档案馆馆藏量在12～15万卷，按每卷档案50页计算，大约共600～750万页。如果将这些档案全文数字化，一个区 县 级档案馆全文数字化将需投入150～200万元。 （2）时间成本过大。影响纸质档案扫描时间的因素有很多，如硬件设备（扫描仪、计算机、存储设备等），软件设备，人员操作熟练程度等。在软硬件设备和人员配备条件不变的情况下，以县级档案馆为例，据统计，两人两台扫描仪全文扫描年扫3千卷（卷/100面）需要27年。如此漫长的时间相对于我国档案事业所提出的“十一五”规划还有相当大的差距，也不符合档案部门工作科学化、规范化、信息化的整体发展要求。 1.3 纸质档案扫描过程不规范 纸质档案全文扫描录入工作流程主要包括以下几个环