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第三部分 关于财务 第十一章 合同管理制度 11.1 合同洽谈、审校、签署与签收 / 所有经济合同的前期洽谈与签署，应遵照如下流程进行： 副总经理负责前期接洽并谈判→初步确认合同条款→知会创作群总监、总经理谈判结果→客户经理负责整理、提交项目成员名单→创作群总监审核名单→副总经理审校合同全文→报总经理审核并授权合同的签署→创作部直接对接人收回已签合同交回财务部签收《合同签收单》→合同原件总经理（深圳）、财务部各留一份，影印件一份交副总经理。 / 所有经济合同的电子文件均由副总经理起草与接受（如是客户提供，则应告知直接由副总经理接受），不得经手于其他员工。 / 所有经济合同的签署人，均应与公司授权委托书（由财务部保管，总经理至少口头授权）上所注明的指定人相符方生效，任何以个人名义、未经公司授权所签订的合同均无效。 附表11.1:《合同签收单》 11.2 合同执行与管理 合同签订后，财务部根据合同内容，制作《合同执行进展表》，并交付一份予创作部经理（或客户经理）备查，并于每月按该表督促回款。待合同执行完毕，经财务核实后，将合同原件及复印件连同该项目的《合同执行进展表》一并存档于财务部，以备查阅。 附表11.2 :《合同执行进展表》 第十二章 办公费用的管理及报销流程 12.1 交通费用管理 / 员工因公外出办事或拜访客户，所需交通费用由公司负责。 / 从环保、节约角度考虑，公司鼓励市内因公外出所乘交通工具选择公交车辆，并对于乘坐公交车辆者予以同等公交车费金额的奖励（紧急情况除外）。 / 交通费用实行实报实销制，出租车实际产生费用不足票面金额的，请自觉按实际付款金额报销；实际产生费用超过票面金额的按票面金额报销；如原票据丢失则不可以用代用票据冲抵。报销时须在报销单上注明往返地点和用途，以备审核。 / 员工晚上加班交通费报销办法详见“6.3.3 加班车费补助”。 / 租车劳务费：逢特殊情况需租车，则由行政部先行议价，并由财务部核实确认。 报销程序：申请人填写报销单→部门责任人签字确认→会计复核→创作群总监→副总经理审批→财务部核实并予报销。 12.2 汽车费用的管理 / 司机负责公司汽车的日常保养与维护，确保使用安全。 / 汽车每月可报销费用的内容如下： 汽油费； 临时停车费； 维修保养费； 粤通卡或路桥费。 / 汽油费单据背面必须附有加油时在场乘坐员工的签名方可有效。 / 司机填制报销单时，须注明历次出车地点和用途，再由行政部依据《出车申请单》审核。 报销程序：填写报销单→行政部签收审核→会计复核→创作群总监→副总经理审批→出纳报销。 12.3 办公用品的管理及采购流程 / 公司日常必需办公物品及耗材的购买由行政部负责统一采购。 / 行政部应定期核查办公物品及耗材的备用库存情况，对于办公用品的使用应严加控制，避免不必要的浪费。 / 凡日常必需办公物品及耗材均需填写《费用申请审批表》，经副总经理批准后，方可购买，在报销此项目时必须附经批准的《费用申请审批表》及税务发票，否则财务不予报销。(如有特殊情况未能填写《费用申请审批表》，则须事先电话申请上一级责任人，事后补填《费用申请审批表》) / 因特殊原因由其他员工购买的，购买单据应交归行政部统一报销，实行报销途经单一性，行政部报销完后将现金交付经手员工。 / 对于快递费、设施修理费用等突发性的应急支出等，财务部收到发票核实后，经副总经理（超过五百元以上须经总经理审批）批准即可直接支付。 / 行政部采购的所有物品，均需在收到物品的同时填写《物品采购入库表》，由财务核实记录，并在公司部门或员工领取时由当事人填写《办公物品领用记录表》，做好入、出库登记。 / 违反上述流程者则将视情节轻重分别予行政部相关人员以警告或扣罚1-2级工资处分。 附表12.3-1：《费用申请审批表》 附表12.3-2：《物品采购入库表》 附表12.3-3：《办公物品领用记录表》 购买物品报销程序： 填写费用审请单→创作群总监→副总经理签字批准→行政部购买→财务部审核物品登记入库→行政部填写报销单→会计审核→副总经理、总经理签字→出纳报销。 12.4 招待费及工作餐费用的管理 / 凡以部门名义（指两人或以上）或总监级以上员工在招待客户时，招待费额度在200元以上（含）的须提前电话征得副总经理同意； / 出差人员在外地发生的招待费，必须事前按要求详细填写《招待费申请单》，经电邮形式发回行政部备案，行政部负责提交副总经理、总经理签署审批，通过后方可进行；如遇特殊实际情况不能书面申请，须事前向副总经理口头申请，事后补齐《招待费申请单》。财务部凭此方可予以报销； / 员工因公外出发生的工作餐费报销原则：在东莞每人每餐不超过20元；在外地出差每人每餐不超过20元，如有超出，则超出金额由所有参与人员自行摊付。