JXHE-MS-06-2010 物资采购控制程序.docVIP

1 目的 对采购物资及供方进行适当控制，确保采购的产品符合要求。 2 适用范围 适用项目部构成工程产品的物资采购。 术语和定义 3.1 供方 提供产品的单位和个人。 4 职责 4.1 局材料管理部主要负责A类物资供方的评定、选择；监督项目部对B、C类物资供方的评定、选择和控制；负责A类物资的采购，监督、协调项目部B、C类物资采购；负责组织单项价值10万元以上和一次性采购同类材料打捆在20万元以上的材料采购的招标（不含地材）。 4.2 物资管理部负责由局材料管理部委托和不需局材料管理部集中采购的物资的采购，负责B、C类物资合格供方的评定、选择和控制，提供合格供方的资质文件和采购物资的有效质量合格证明文件。 4.3 计划财务部上报大宗材料采购计划，由局材料管理部集中采购。经材料管理部授权，计划财务部负责组织物资采购的招标，合同的谈判与签订，并报局材料管理部备案。 4.4 项目经理负责物资合格供方名单和材料采购计划的审批。 4.5 工程管理部负责零星物资的采购计划，生产经理审批。 5 程序 5.1 总要求 按选择、评价和重新评价物资供方的准则，针对不同的供方，考虑其供应的物资对工程产品的影响程度，适当地评价和选择，确定合格供方的名单，按名单采购，并对合格供方保持动态控制，需要时重新评价和选择。 物资采购按采购文件的要求进行采购。对所有采购的物资进行验证，确保合格才允许使用。 5.2 供方评价的准则 根据供方提供合格的采购产品的能力进行评价和选择。合格物资供方必须具有持续、稳定提供符合规定要求的采购物资的能力，商业信誉和售后服务良好。 当供方离上次供货时间已超过一年以上，进货验证发现质量问题较严重，信誉和服务明显下降等情况下，要对供方须进行重新评价。 合格供方一般必须有生产（经营）许可证、营业执照、组织机构代码、税务登记证、质量体系认证及相关工程的业绩证明文件等有效资质证书，有较好的知名度，生产技术能力好，能提供完善的产品质量合格证明文件，需要时，抽检产品合格。 5.3 供方评价、选择的过程 物资管理部根据工程的实际情况，确定所需采购的物资，在采购前进行适当的市场了解调查，收集供方的信息、资料，并按准则组织评价和选择，并记录到物资供方评定记录中，合格的供方列入合格名单。 列入合格名单的供方即可供采购时选择。采购数额较大时，应尽量采取招标方式确定最终选择的供方。 采购在紧急情况下，经项目经理批准，可以紧急选择供方，实施紧急采购。应在紧急采购后即对该供方进行评定，评定合格后方可再次采购。紧急选择供方的采购，同样应进货验证。 5.4 供方的动态控制 应保持对供方实施动态管理，保持对其考核。检验发现其提供的产品质量有问题，或服务、信誉不能满足要求时，应督促其改进。发现其已不能满足要求时，取消合格供方的资格。 当符合重新评价的准则的条件时，应重新评价和选择。 5.5 采购文件 采购活动均须有采购文件，通过采购文件表述拟采购产品的名称、型号、数量和质量的标准等要求。在与供方沟通前，应确保所规定的采购要求是否充分与适宜。 采购文件类型:物资采购计划单、采购合同。 物资管理部在确定供方前,应按照《环境因素识别与评价控制程序》和《危险源辨识、风险评价及控制程序》，识别、评价由供方供应活动产生的环境因素和危险源，形成对其环境/职业健康安全行为的要求，并作为采购信息的一部分，在采购文件中明确。或向其发放《关于环境/职业健康安全行为要求的告知》,以告知其环境/职业健康安全的注意事项。 5.5.1 物资采购计划单 物资管理部依据“工程管部、技术管理部和计划财务部根据施工图、施工组织设计及有关作业文件编制的物资计划单”，制定工程物资采购单，经项目总工审查，项目经理批准后，方可执行。 采购计划单上应注明物资名称、型号规格、质量标准、计量单位、数量和供货时间等。 报局材料管理部物资采购中心的采购计划单应加注工程名称、分部工程、项目部名称、到货时间、到货地点、联系人和联系电话，并加盖项目部公章。 5.5.2 采购合同 如果采购物资单项金额在10000元以上，必须与供方签订合同。 当业主需要在供方的现场对采购产品进行验证时，采购合同应包含有验证的安排和产品放行方式等内容。 物资采购的效能监察按局文件赣水电监[2006]8号关于印发《江西省水电工程局效能监察实施办法》（修订稿）的通知执行。 5.6 采购验证 应按采购合同实施采购。采购到的物资应进行进货验证，参见《产品的检验和验收控制程序》，确保采购的物资满足规定的要求。 引用文件 局文件 “赣水电监[2006]8号” 产品的检验和验收控制程序 7 记录 合格物资供方评定记录 合格物资供方名单 物资