公文管理系统操作手册.docVIP

國立臺灣體育學院 公文管理系統升級案 系統操作手冊 葳橋資訊系統部編輯組 編著 資訊有限公司 印行1. 系統使用快速指引 1 2. 系統增修功能描述 2 2.1 公文管理二層級著錄增修功能 2 2.2 檔案應用功能模組 45 3. 相關法規QA 54 3.1 案卷層級著錄 54 3.2 案卷層級彙送相關規定 54 3.3 何謂機關共通性保存年限基準 56 3.4 檔案銷燬作業 57 3.5 檔案移轉作業 58 3.6 其它 58 系統使用快速指引 打開IE瀏覽器，在網址列輸入校內公文管理系統網址，即可看到如下畫面： 圖一 輸入帳號和密碼後按確定即可進入公文管理首頁，如下圖所示： 圖二 系統增修功能描述 公文管理二層級著錄增修功能 檔管基本資料建置 圖一 檔案分類表維護 進行檔案分類號之建置及維護(如圖二) 。 圖二 分類號：輸入做為新增或修改刪除之檔案分類號關鍵值 類目名稱：分類號之類目名稱 保存年限：該分類號所屬公文之保存年限 所屬單位：可設定該筆分類號資料為所屬哪一特定課室 是否轉檔案局如選”是”，，。 ，。，，，。，，；，。 圖三 點選欲查看詳細資料之分類號(如圖四)，。 圖四 輸入分類號後，點選「案次建置」，可進入案名資料建置畫面建置該分類號之案次號資料，會如圖五列出各年度屬於此分類號之案次號資料。