外事接待工作手册doc.doc

外事接待工作手册 外事接待是涉外交往工作中的一个重要组成部分。随着我国改革开放的不断深入和扩大，一个多层次、多渠道、多形式的对外交往与合作的局面已经形成。在今天，外事接待工作已经进入我们的社会生活，扩及到众多的领域。新的形势对外事接待工作提出了更高的要求。 一、接待准备 接待准备工作是外事接待中必不可少的重要环节。接待对象不同，准备工作也有所不同，但其程序是基本一致的。 （一）了解来访人情况 首先需了解来访人对这次访问的具体要求，包括政治会谈，参观访问的愿望、前来的路线与交通工具、抵离的具体时间，以及来访人的生活习惯、饮食爱好和禁忌等。对重要外宾，还需索取血型资料。此外还要搜集一些来访国的乐曲，供宴会上演奏席间乐或晚会演出使用。 来访人员的名单，是安排接待工作的重要依据，各项礼仪活动以及住房、乘车安排都需有准确的、注明个人职务、性别的名单。 （二）制定接待方案 接待方案包括接待规格及各项主要活动的安排，通常为迎送、宴请、会见、会谈、晚会、签字仪式、参观游览、外地访问、交通工具、下榻宾馆等项目。日程的安排，尤其是参观游览的外地访问，应考虑对方的愿望，还要考虑对方的风俗习惯和宗教信仰。日程确定后，应翻译成外宾使用的文字，并印制好，届时放在外宾住房的桌上。 接待规格高低表现在安排礼仪活动多少、规模大小、隆重程度，以及由哪些领导人出面等。接待规格反映对外宾的重视程度，欢迎的热烈程度。规格往往视政治需要而有所差异，但在国际交往中，都比较注意必要的平衡，不给人以厚此薄彼之感。 为保证接待方案圆满实施，在组织每一项礼宾活动中，要拟制周密计划，严密组织安排，定任务，定内容，定时间，定地点，定单位和人员，严格执行责任制，使各项活动都能落实。 （三）做好接待准备 安排每一项礼宾活动之前，都必须把准备工作做深、做细。如迎送车辆准备，住房安排，宴请、会见、会谈的现场布置，座位安排，参观游览的项目选定，以及外宾的安全保卫工作等，都需提前做大量的准备工作。 在准备工作中要抓住以下环节： 1、根据外事工作的特点和规律，准备工作的重点是组织迎送队伍（含仪仗队），凡参加的涉外人员要严格进行政审，进行必要的培训。 2、布置会见、会谈现场。根据礼宾规格和工作需要，要准备好必需的接待物品，现场要严肃庄重，整洁大方； 3、准备参观和游览项目。每个参观点要定内容、定人员、定路线、定时间。 4、安排接见、宴请。接见和宴请要定时间、地点、参加人员、座位安排和菜单。对食品要严格进行化验、检疫。 5、搞好安全保卫。根据外宾身份和接待规格，制定警卫方案，把好涉外人员质量关、车辆关、道路关、场地关和饮食关。 6、安排好住房、乘车及赴外地访问的交通工具。住房分配，可由东道主根据来访人员身份做出安排，也可由东道主将房图交对方请其自行安排。安排乘车要根据外宾身份、规格、人数确定。对国家元首、政府首脑的座车，通常安排开道车和摩托车护行，并在乘座车的右方插上该国国旗。对其他一些重要代表团亦常派开道车，以示重视。除必要礼宾，安全官员安排在主车后外，其余人员原则上按礼宾顺序安排。对大型代表团安排乘坐大轿车。赴外地参观访问时，根据需要，其交通工具通常由东道主负责提供。 接待准备除物质准备外，还要做好宣传方面的工作。首先是出面领导和外事人员，要用一定时间，学习有关对外方针、政策，统一表态口径，掌握宣传依据；了解外宾基本情况，包括该国政治、历史、地理知识、对外政策，风土人情，来访目的和要求等，便于有针对性的做好工作；还要求熟悉掌握有关业务方面资料，做到胸有成竹。 在宣传准备上，视情况和需要，还要做好摄影、录像等新闻报道准备工作。 二、迎送活动注意事项 在外事接待中，对外国来访的客人，通常视其身份和访问性质，以及两国关系等因素，安排相应的迎送活动。 （一）确定迎送规格 确定对外宾的迎送规格，主要依据来访者的身份和访问目的，适当考虑两国关系，同时要注意国际惯例，综合平衡。外宾抵达各开放单位参观访问时，出面迎送的领导按上级要求安排，迎送人员不宜过多。 （二）掌握抵达和离开的时间 外事工作人员必须及时了解、准确掌握外宾乘坐飞机（火车、船舶）抵离时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通报。迎接人员应在飞机（火车、船舶）抵达之前到达机场（车站、码头）。送行则应在外宾登机之前抵达。如有欢迎仪式，则应在仪式开始之前到达。 （三）介绍与陪车 介绍。外宾与迎接人员见面时，应互相介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给外宾，可由礼宾工作人员或其他接待人员介绍，也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。 陪车。外宾抵达后，从机场到住地、参观以及访问结束到机场送行，有的安排主人陪同乘车，有的不安排陪车。如果主人陪车，应请外宾坐在主人的右侧。如果是三排座的轿车，译员坐在主人前边的驾座上；如果是两排座，译员坐在司机旁边。上车