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外事接待工作手册doc
外事接待工作手册
外事接待是涉外交往工作中的一个重要组成部分。随着我国改革开放的不断深入和扩大,一个多层次、多渠道、多形式的对外交往与合作的局面已经形成。在今天,外事接待工作已经进入我们的社会生活,扩及到众多的领域。新的形势对外事接待工作提出了更高的要求。
一、接待准备
接待准备工作是外事接待中必不可少的重要环节。接待对象不同,准备工作也有所不同,但其程序是基本一致的。
(一)了解来访人情况
首先需了解来访人对这次访问的具体要求,包括政治会谈,参观访问的愿望、前来的路线与交通工具、抵离的具体时间,以及来访人的生活习惯、饮食爱好和禁忌等。对重要外宾,还需索取血型资料。此外还要搜集一些来访国的乐曲,供宴会上演奏席间乐或晚会演出使用。
来访人员的名单,是安排接待工作的重要依据,各项礼仪活动以及住房、乘车安排都需有准确的、注明个人职务、性别的名单。
(二)制定接待方案
接待方案包括接待规格及各项主要活动的安排,通常为迎送、宴请、会见、会谈、晚会、签字仪式、参观游览、外地访问、交通工具、下榻宾馆等项目。日程的安排,尤其是参观游览的外地访问,应考虑对方的愿望,还要考虑对方的风俗习惯和宗教信仰。日程确定后,应翻译成外宾使用的文字,并印制好,届时放在外宾住房的桌上。
接待规格高低表现在安排礼仪活动多少、规模大小、隆重程度,以及由哪些领导人出面等。接待规格反映对外宾的重视程度,欢迎的热烈程度。规格往往视政治需要而有所差异,但在国际交往中,都比较注意必要的平衡,不给人以厚此薄彼之感。
为保证接待方案圆满实施,在组织每一项礼宾活动中,要拟制周密计划,严密组织安排,定任务,定内容,定时间,定地点,定单位和人员,严格执行责任制,使各项活动都能落实。
(三)做好接待准备
安排每一项礼宾活动之前,都必须把准备工作做深、做细。如迎送车辆准备,住房安排,宴请、会见、会谈的现场布置,座位安排,参观游览的项目选定,以及外宾的安全保卫工作等,都需提前做大量的准备工作。
在准备工作中要抓住以下环节:
1、根据外事工作的特点和规律,准备工作的重点是组织迎送队伍(含仪仗队),凡参加的涉外人员要严格进行政审,进行必要的培训。
2、布置会见、会谈现场。根据礼宾规格和工作需要,要准备好必需的接待物品,现场要严肃庄重,整洁大方;
3、准备参观和游览项目。每个参观点要定内容、定人员、定路线、定时间。
4、安排接见、宴请。接见和宴请要定时间、地点、参加人员、座位安排和菜单。对食品要严格进行化验、检疫。
5、搞好安全保卫。根据外宾身份和接待规格,制定警卫方案,把好涉外人员质量关、车辆关、道路关、场地关和饮食关。
6、安排好住房、乘车及赴外地访问的交通工具。住房分配,可由东道主根据来访人员身份做出安排,也可由东道主将房图交对方请其自行安排。安排乘车要根据外宾身份、规格、人数确定。对国家元首、政府首脑的座车,通常安排开道车和摩托车护行,并在乘座车的右方插上该国国旗。对其他一些重要代表团亦常派开道车,以示重视。除必要礼宾,安全官员安排在主车后外,其余人员原则上按礼宾顺序安排。对大型代表团安排乘坐大轿车。赴外地参观访问时,根据需要,其交通工具通常由东道主负责提供。
接待准备除物质准备外,还要做好宣传方面的工作。首先是出面领导和外事人员,要用一定时间,学习有关对外方针、政策,统一表态口径,掌握宣传依据;了解外宾基本情况,包括该国政治、历史、地理知识、对外政策,风土人情,来访目的和要求等,便于有针对性的做好工作;还要求熟悉掌握有关业务方面资料,做到胸有成竹。
在宣传准备上,视情况和需要,还要做好摄影、录像等新闻报道准备工作。
二、迎送活动注意事项
在外事接待中,对外国来访的客人,通常视其身份和访问性质,以及两国关系等因素,安排相应的迎送活动。
(一)确定迎送规格
确定对外宾的迎送规格,主要依据来访者的身份和访问目的,适当考虑两国关系,同时要注意国际惯例,综合平衡。外宾抵达各开放单位参观访问时,出面迎送的领导按上级要求安排,迎送人员不宜过多。
(二)掌握抵达和离开的时间
外事工作人员必须及时了解、准确掌握外宾乘坐飞机(火车、船舶)抵离时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时通报。迎接人员应在飞机(火车、船舶)抵达之前到达机场(车站、码头)。送行则应在外宾登机之前抵达。如有欢迎仪式,则应在仪式开始之前到达。
(三)介绍与陪车
介绍。外宾与迎接人员见面时,应互相介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给外宾,可由礼宾工作人员或其他接待人员介绍,也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。
陪车。外宾抵达后,从机场到住地、参观以及访问结束到机场送行,有的安排主人陪同乘车,有的不安排陪车。如果主人陪车,应请外宾坐在主人的右侧。如果是三排座的轿车,译员坐在主人前边的驾座上;如果是两排座,译员坐在司机旁边。上车
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