照片档案课件(终).ppt

(三)照片的整理 (三)照片的整理 (三)照片的整理 （2）照片说明的内容 ①题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 ②参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下：（相关档案种类）档号 例：文书档案（传统）：51—1—18 ③照片号/底片号： 例如：51——Y——1 ④时间：用8位阿拉伯数字表示，1-4位表示年，5-6位表示月，7-8位表示日。 例如：2004年3月2日写⑤文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项也可在此栏表述。 (三)照片的整理 （3）组合照片说明的填写 1）一组（若干张）联系紧密的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。 2）组合照片说明可在本组第一张照片的文字说明中标出。 3）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。 4）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。 5）同组中的每一张照片均应在照片说明的左上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”“②”“③”┉┅同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用①。组联符号不宜越册。 (三)照片的整理 9.册内备考表 （1）册内备考表项目包括：册内情况说明、立册人、检查人、立册时间。 （2）册内情况说明：填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。 10、照片册的册脊 册脊项目包括：全宗号、保管期限、起止张号、册号 (三)照片的整理 三、照片档案目录的编制 (一)目录的著录 1.著录项目： 照片档案目录的著录项目包括：照片号（底片号）、题名、时间、册号、页号、保管期限、参见号、备注 (二)目录种类 照片档案管理规范 鞍山市档案局（馆） 机关档案管理处 顾阿芳 照片档案的收集 照片档案的整理 照片档案目录的编制 照片档案授课提纲 （一）归档范围 （二）归档要求 （三）归档时间与移交 一、照片档案的收集 本地特色 单位情况 荣誉奖励 重要会议 领导视察 主要领导 单位名称 单位概貌 归档范围 （一）归档范围 应以反映本单位工作活动为主，并且应具有一定的参考利用价值。 (二)归档要求 ★对属于归档范围的照片，应按照规定由照片的摄影者将照片及照片说明整理完毕后及时向本单位档案机构或档案工作人员移交、归档，要集中管理，任何单位或个人不得据为己有。 ★对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。 ★底片、照片、说明应齐全 ★底片与照片影像应一致 (三)归档时间与移交 ●随时形成，随时归档，一般不应跨年度；对跨年度的工程或项目的照片档案待项目或工程结束后一并归档。 ●对档案进馆单位，依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 二、照片档案的整理 （一）整理原则 （二）保管期限的划分 （三）照片的整理 (一)整理原则 ▲有利于保持照片档案的有机联系; ▲有利于保管; ▲有利于提供利用； ▲照片档案的底片、照片应分开存放。 (二)保管期限的划分 保管期限分为永久、长期、短期三种。 照片档案的保管期限应与其所反映的其他门类档案的保管期限一致。 为方便照片档案的整理与利用，一般一组照片可根据其中照片的最高的保管期限划定为一个保管期限。 (三)照片的整理 在同一保管期限、同一年度内，按事由发生的时间顺序进行排列。同一事由形成的若干张照片应结合时间重要程度等进行排列。 照片号:是由全宗号、保管期限代码、张号组成。 格式为：全宗号—保管期限代码—张号 例 如: 51—Y—1 ， 51—Y—2 ， 51—Y—3 全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限代码：分别用Y、C、D代表永久、长期、短期。 张号：是指在某一全宗某一保管期限内照片从“1”开始的顺序号。 应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册 对幅面超过照片册芯页尺寸的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，与标准尺寸的照片档案一同编号，标注互见号并在册内目录及备考表内注明。 （1）照片说明的格式 文字说明： 照片号/底片号： 题名： 参见号： 时 间： 照 片 位 置 （1）单张照片的说明:单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的正下方书写。 （2）大幅照片的说明:大副照片的说明可另纸书写，与照片一同保存，一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单