本院收据使用及管理之一致性规定.doc

中央研究院收款收據使用及管理之一致性規定 中央研究院95年10月23 日會計字第314155號簽核定 一、本院各單位使用之收款收據﹙以下簡稱收據﹚，其領用、申報及保管，除其他法令另有規定外，依本規定辦理。 二、本規定所稱之收據，指由院方統一印製、管理之收據，包括電腦列印及人工開立之收據，其收納款項範圍包含歲入及經費類退繳費款、代收款、保管款項及接受外界之捐贈等。 三、本規定所稱繳款證明書，指由電腦列印之繳款書、支出收回書、收款書等，於繳款時由銀行用印，做為款項已納庫或存入專戶存款之證明。 四、本院各單位自行收納之各類款項，均應於收納該款項時開立收據，所收款項應於當日或次日，連同繳款證明書送交金融機構解繳國庫或存入本院及各所（處、中心）之專戶存款帳戶，同時應將收據第三聯連同繳款證明書第二、三聯送交本院會計室製作傳票入帳。 五、空白收據 含人工收據 之領用及管理，以一個年度（每年1月1日至12月31日）為區分，並依下列程序，辦理按月申報暨年度結算： 每年11月底前會計室應將下年度空白收據印製完成，自12月1日起供各使用單位領用。 各使用單位應於每月10日前，檢附上月份收據銷號入帳明細表、收據檢核表、未核銷收據清單及作廢之收據（共三聯並加蓋作廢字樣），送交會計室第三科彙整。 其中未核銷收據清單應填寫收據未核銷原因，並積極清理及追蹤。 空白收據之使用以一會計年度為區分，惟於年度結束帳務整理期間（每年1月1日至1月15日），處理上年度帳務時，應使用上年度空白收據；處理新年度帳務時，應使用新年度空白收據。上年度已領用未使用之空白收據，自次年1月16日起停止使用。 各使用單位於1月31日前，應將上年度剩餘空白收據（依流 水號）及12月份收據檢核表等送交會計室第三科辦理年度結 算申報。 已使用之收據第二聯，應依電腦編號順序排列，每100張加具封面裝訂成冊，妥為保管，各單位裝訂收據，亦可按收入款項之類別，分類裝訂成冊。 收據至少保存五年，並報院方核准後統一銷毀。 人工收據開立後，應儘速至收據系統補開電腦收據及列印，並 將電腦編號載入人工收據。 按月申報時，應檢附人工收據第三聯及電腦收據第一聯報請 核銷。人工收據之使用情形，應登載於收據檢核表。 年度結算時，人工收據第二聯連同未使用空白收據整本繳回 會計室第三科。 收據遺失，應載明遺失事由及遺失收據之流水編號（已使用 電腦編號者並應加註電腦編號），報請總辦事處核備後，至收 據系統登錄遺失作業。 六、會計室收據管理人員應彙整各使用單位空白收據使用情形後，按月製作收款收據紀錄卡，以瞭解收據整體使用概況並備供查核。 七、收據銷號入帳明細表、收據檢核表、收款收據紀錄卡，其保管年限依會計法第八十三條規定辦理。 每一年度剩餘之空白收據，經確認數量並簽奉核准後銷毀之。 八、使用收銀機開立收銀機專用收據者，每日應按班列印結算表，並開立收款收據連同繳款書繳庫後，送會計室製作收入傳票。 空白收銀機專用收據，由會計室印製及管理。 九、本規定簽奉院長核定後實施，修正時亦同。