激励机制：办公室管理工作之根本.docVIP

激励机制：办公室管理工作之根本 吴艳芳 （武汉大学 后勤服务集团, 湖北 武汉 430072） ［作者简介］吴艳芳，女，1977年4月出生，籍贯：海南省海口市，现任接待服务中心办公室秘书 [内容摘要] 激励机制是办公室管理工作中的一个重要手段。它能有效地开发办公室的人力资源，积极整合办公室工作人员的个人发展目标，进而协调办公室管理过程中利益分配的矛盾。因此，必须正确地认识和运用激励机制，以促进办公室的管理工作。 [关键词] 激励机制；管理工作；根本 大凡一谈到办公室的管理工作，人们都习惯于强调对办公室工作人员进行约束的一面：如何用制度来约束人，用纪律来规范人，用等级层次来限制人以及用物质利益来钳制人，概言之，即怎样达到控制人的目的。针对个中利弊，本文想舍此不谈，而着眼于就办公室管理工作的另一面——激励机制来谈点肤浅的认识。 一、激励机制在办公室管理工作中的作用 “激励””是激发人的动机，诱导人的行为，使其发挥内在潜力，为追求欲实现的目标而努力的过程。 1．激励机制能有效地开发办公室的人力资源 办公室管理工作中的核心问题是人的问题，人是管理中最活跃的要素。为了有效地组织并充分利用人力资源，人们通过各种方法对其加以研究，包括对人的内在潜力的开发问题的研究。通过实证性研究发现：那些按时计酬的员工中，他们的实际能力只需发挥20—30%左右，就可以保住自己的地位而不被开除。而如果通过激励机制来充分调动他们的积极性与创造性，则其潜力可以发挥到“最大值”。这样在不被激励与被激励的上述员工中，他们实际能力的发挥是有一定差距的。也就是说，一个人加入一个组织并成为其中的成员，但这并不意味着他就必然会尽力工作，多做贡献。在任何组织内，都有表现不同的组织成员，充分调动每个组织成员的积极性，促使他们为实现组织目标而努力工作，这是管理者的首要职责。管理者必须通过激励的方式，使得表现突出者继续发挥积极作用，好上加好；使得表现不好者，逐步克服消极因素，进而为组织多做贡献。 2．激励机制能积极整合办公室工作人员个人的发展目标 对办公室管理者而言，在其单位的组织目标与办公室员工个人的发展目标发生矛盾的时候，需要管理者通过激励来正确地引导办公室员工将个人发展目标统一于其单位的组织目标之中，有效地协调两者之间的关系，最大限度地在行动上保持一致。 尽管办公室员工个人的动机与行为可以通过外界的刺激而改变，但是否能真正改变还取决于员工本人。从这个意义上来讲，激励问题是不可能通过外部力量来解决的。 对管理者而言，把握好外部条件，充分利用外部条件，使办公室员工能正确地认识自我、评价自我、信任自我，努力把其单位的组织目标与员工的个人目标有效地统一起来，其关键就在于管理者要通过对员工个性的把握，设计出合理的激励机制，解决好对员工的激励问题。一旦办公室员工个人了解到其单位的组织目标的意义，特别是在参与了讨论、制定其单位的组织目标的情况下，他们就自然会被激发出强烈的责任感，为实现单位的组织目标而努力工作。同时，他们也会认识到自身的价值所在，清晰明辨地理解在个人目标与其单位的组织目标得到有效整合之后其个体在利益上的所得所失。 3．激励机制能有效地协调办公室工作人员利益分配中的矛盾 办公室员工的需求是多方面的，在满足其需求的过程中，经常会遇到一个突出的问题：即如何在资源有限的条件下，相对公平地分配这些资源，使众多的员工得到应有的权益。 由于被管理的员工在素质与能力上的差别以及对利益追求的多样性与差异性，必然会使得利益分配矛盾出现复杂化，容易引发一系列问题。真正解决好这些矛盾，当然不能仅仅依靠激励。激励的意义在于调动人的积极性，但积极性是否很好发挥，又依赖于他们在利益上的需求能否得到满足。 客观地评价，办公室员工个体的需求有的是合理的，有的是不合理的；有些从个人看是合理的，从集体看是不合理的；有些从今天看是合理的，从将来看是不合理的。这样，不论是在物质利益还是精神利益分配中，办公室管理者要从其组织的长远利益、根本利益和整体利益出发，采取不同的激励手段，合理地分配利益。员工也会向管理者表达自己的利益需求。但究竟谁得到利益、谁失去利益；谁得到更多的利益、谁得到较少的利益；谁现在得到利益、谁将来得到利益，这些都会在激励机制的运行中有明显的区别。比如对员工采取奖励方式，它不仅会使得员工中增进社会公共利益的行为得到强化与推广，而且也使得那些具有良好行为的员工得到褒扬，使之获得应该享有的权益，从而满足自身的需求。同样，对员工采取惩罚的方式，不仅会使员工中削弱社会公共利益的行为得到制约与纠正，而且也是对那些具有不良行为的员工进行教育、批评和制裁的一种方式，使之丧失更多的权益。如果奖惩不分，或者力度不够，则很难处理好利益分配中的矛盾。 总之，办公室员工个人