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國立東華大學 文書組收發室公文郵寄標準作業流程圖 SOP-GA-03-05 一、目的 為使公務郵件寄發作業公開化，透明化，以利所寄送之郵件查詢。 二、依據 依總收發處理郵件模式及實際作業需要制定之。 三、範圍 由文書組編定文號之全校外寄公文，及總務處公事文件。 四、定義 無 五、作業流程說明 一 文書組外寄公文、總務處公事文件 1.由文書組編定文號之學校所屬各單位發送之公文。 2.總務處各組公事文件。 二 收件 1.文書組已彌封欲寄送之公文。 2.總務處各組已彌封欲外寄之公事文件。 三 磅重 依寄件單位要求之寄件方式磅重計算每件郵件所需郵資。 四 貼郵票 依所磅得重量換算所需郵資後，貼上等值之郵票。 五 郵件分類 依平信、掛號、限掛、快捷、包裹等分類。 六 郵資登錄、大宗單製作 1.將所有郵件所需郵件，依序登錄建檔。 2.依郵件之分類，製作大宗郵寄單據。 七 郵寄 送交郵局交寄 八 執據存查 將郵寄後，郵局所編號之大宗單存查。 六、附件 一 文書組收發室公文郵寄標準作業流程圖。 二 大宗郵件單。 七、作業流程圖 權責單位或人員 作業流程 相關表單或注意事項 文書組收發室公文郵寄標準作業流程圖 1 文書組 總務處 文書組外寄公文 總務處公事文件 承辦人 收件 承辦人 磅重 承辦人 貼郵票 承辦人 郵件分類 大宗郵件單 承辦人 郵資登錄 大宗郵件單製作 承辦人 郵寄 郵寄