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论国有大型企业电子档案收管用一体化 　　随着信息化建设的快速发展，国有特大型企业档案存储数字化、管理自动化、利用网络化成为档案管理工作的发展方向和追求目标。为使档案工作符合这个发展方向，实现这个发展目标，我们可以通过推进国有特大型企业档案网络管理，实施电子档案科学合理的收管用一体化来完成。重点需要解决以下三个方面的问题：一是档案信息存储总量不足，信息割据现象仍然很严重的问题；二是电子档案随着数量、种类增加，在分类、标识、著录等方面还缺乏一定的规范性问题；三是在实施构建数字化档案馆过程中，虽然能够做到电子档案网络查询，但是还依然存在电子档案的网络查询方便利用与电子档案安全管理有效控制相矛盾等问题。 　　为此，我们通过查询有关资料与所从事的档案工作实际进行对标研究与探索，围绕以上提到的三个方面的问题，形成了对特大型企业如何推进档案网络管理，实现电子档案科学合理的收管用一体化的一些观点和看法。现具体论述如下： 　　一、利用电子档案管理综合信息平台，建立统一的电子档案管理网络，为实现电子档案收管用一体化奠定基础。 　　当前国有特大型企业档案工作普遍实行分级管理，一般包括总公司、二级公司、三级立档单位甚至四级立档单位，这给总公司与所属各级单位实施集中统一与分级负责管理的电子档案收管用一体化，带来一系列应该解决的问题。为解决这些问题，我们认为前提是要在企业内部局域网的基础上，建立集中统一的OA办公自动化平台，档案综合信息管理平台，并实现两个平台的有效的无缝链接，在总公司与基层所属各级立档单位形成集中统一管理及分级负责的管理网络体系，以及相应的电子档案管理网络体系，同时在总公司设置存储与运行数据的服务器以及相应的数据备份措施与设备。总公司机关区域和所属基层各级立档单位，要按照总公司机关区域模式一起共同进行存量重要档案数字化转换，电子档案的收集归档与管理工作。在电子档案提供利用方面，企业总公司直属机关区域和所属基层立档单位，要形成电子档案网络资源共享环境，从而为电子档案收管用一体化奠定网络体系基础。 　　二、加速电子文件向电子档案转化，实现电子文件收集与归档一体化。 　　实现电子文件收集与归档一体化首先要不断地加速电子文件向电子档案转化，在电子文件与档案的转化过程中完成收集与归档一体化，重点要从以下几个方面来实现。 　　1.依据档案综合信息管理平台的扫描著录功能，加快存量档案数字化转换速度，在保证质量的基础上，实现数字化存储总量目标。为顺利完成电子档案收集与归档一体化目标，要采取两个方面的措施，一是加强外聘数字化公司员工的监督与管理，档案工作人员与外聘公司管理者共同想办法，出措施，来提高档案数字化扫描速度与质量。二是为了进一步提高数字化扫描工作效率，在库房提卷方面作文章，通过新卷与老卷相结合提卷方式，让数字化员工在扫描的难易程度上得到很大改善，使员工工作的积极性得到大幅度的提高。 　　2.加强电子档案收集，实现增量档案电子化。办公自动化产生的电子文件实施逻辑归档，通过档案综合信息平台与OA办公自动化的无缝链接，采取定期电子文件数据的导出导入形式进行网络化归档。为了提高OA系统导入综合档案信息平台数据利用的有效性，避免大量重复性数据导入给综合档案信息管理平台管理系统与查询系统带来沉重负担，实现电子档案收集归档的高效运行，对总公司机关各部室与基层二三级单位所形成的电子文档数据内容进行分析研究，档案部门与OA系统管理部门要达成以下数据导入协议：一是总公司办公室、其他业务部门及二级单位OA办公平台所有的电子文件分两大部分，一部分为收文，一部分为发文。最终确定总公司级所有的收文（部分临时收文除外）与发文可全部导入综合档案信息平台中。二是总公司其他业务部门及二级单位的发文即总公司部室发文、二级公司发文、二级公司部室发文可全部导入档案综合信息平台中，收文中从公告栏中转送过来的文档不再导入。其中总公司部室外部收文，二级公司内部收文（三级单位送的请示、报告等文件）可单独特殊处理导入（因为业务部门收文当中公告栏的文档是从综合办公室的发文转送过来的，因而为避免重复不再导入）。三是对于基层三级单位而言，比照总公司OA接口导入数据模式进行（三级单位发文，三级单位部室发文全部导入，三级单位从公告转的收文不再导入，三级单位内部收文特殊情况进行特殊处理）。总公司和所属各立档单位通过加速电子文件与电子档案的转化，能够有力地加速电子文件收集与归档的一体化进程。 　　三、加强电子档案的集中统一管理，实现电子档案科学规范一体化。 　　1.不断加强归档电子档案的管理，确保档案数据库安全。一是针对电子文件易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失、不能直接识读，以及必须依赖于特定的设备和软件才能被读取等特点，严格按照国家标准要求，在确保电子文件可以长期不失真、不失密和不丢