地产公司工程项目购管理流程和实施办法(doc 20).doc

工程项目采购管理流程和实施办法 制定本流程和实施办法的原则和假设 公司项目的采购管理职能设在主管部门，主管部门通过制定采购管理流程和程序文件，并协调项目采购的计划、执行和控制，以保证项目在适当的时间和地点以合理的价格获得需要的服务/设备和物资，并保证其质量和符合蒙古国的有关法律及公司的有关规定，保留项目采购管理的灵活性同时加强采购的监督和控制。 本办法须遵循法律规则和相应产量分成合同的有关规定； 根据公司有关规定和内控管理办法，考虑公司项目实际情况特制定公司项目采购管理流程相关程序文件； 由于目前项目阶段，根据工程项目的特点和业务特性，建议应用项目管理的方法管理这一阶段； 根据项目特点和公司治理的要求，建议公司董事会设立执行董事，负责与公司管理层和公司项目公司董事会联系，执行公司对公司业务的采购管理流程和公司项目的采购协调等事项； 由于公司项目归口主管部门管理，建议主管部门董事定为执行董事，在主管部门设立项目管理办公室支持该项目的采购管理； 公司项目主要由分成合同形成的业务，根据这一特点，建议分别以三个项目经理分别兼任三个项目的项目经理，根据采购管理流程的要求，下设总师、成本控制负责人和采购负责人组成项目采购管理小组来管理项目的采购。 三个项目分别采用以下流程管理该项目的采购，项目的采购流程主要包括： 采购管理计划编制 外包方案编制 招标管理 评标管理 采购合同管理 采购合同关闭 所有采购流程与项目的其它管理流程的接口待定； 本采购管理流程仅适用于勘探期； 合同要以长期合同为主以减少管理界面和降低风险，主要是EPC合同、咨询设计合同和设备采购合同和特定物资长期供应合同等，通过招投标管理来实现；小于一定价款的合同可以直接指定；其他正常物资原材料按生产计划和预算执行。 本文件包括采购管理流程，采购管理流程图说明，采购管理程序文件，采购管理实施细则和采购文件模板五个部分（后面两个部分没有完成，要由有采购管理理论经验的人完成） 项目编制采购管理计划流程说明 流程名称：编制采购管理计划 流程简介： 1、流程内容 根据联合管理委员会的工作计划和预算，以及项目管理计划，项目部有关人员编制采购管理计划和工作订单，提出变更请求；采购管理计划和采购管理计划的重大变更，报送主管部门蒙办，由主管部门主任跨国公司执行董事审批。 2、流程的起止点 编制采购管理计划流程，从制定采购决策开始到主管部门审批采购管理计划止 二、流程涉及部门及职责 业务主管部门及职责： 主管部门负责采购管理计划的审核、审批、传递等工作。 2、业务参与部门及职责： 公司跨国项目部负责采购管理计划的编制、审核、上报等工作。 公司项目编制采购计划控制程序 1 适用范围 本程序适用于编制采购管理计划业务。 2 风险 2.1 采购管理计划与实际需求不符。 2.2 采购管理计划未经有效审批。采购管理计划的形成过程缺乏适当的职权分离。 3 部门职责 3.1 项目部负责采购管理计划的编制、审核、上报等工作。 3.2 主管部门负责物资采购计划的审核、审批、传递等工作。 4 控制 4.1 保证采购计划符合实际需求 4.1.1 1 项目部提供的采购管理计划与该项目的需求对照，准确无误后，呈报主管部门蒙办。 2 项目部的采购管理计划以对应的项目为基础，一个项目，一个采购管理计划。 4.2 保证采购管理计划经过必要的审批。 4.2.1由相关人员汇总、审核采购管理计划的准确性、合理性，无误后报送主管部门主任审批。 4.2.2 工作订单和采购管理计划的重大变更由蒙办相关人员汇总、审核其准确性、合理性，无误后报送主管部门主任审批。 5 相关制度 5.1 《采购管理计划管理实施细则》 6 控制证据 采购管理计划、工作订单、采购管理计划变更单 公司项目编制外包方案流程说明 流程名称：编制外包方案 流程简介： 1、流程内容 公司采购管理小组负责编制外包方案，其中包括采购文件和评估标准及工作订单变更的请求，主管部门负责工作订单重大变更的审定。 2、流程的起止点 编制外包方案流程，包括编制和审批采购文件，制定和审定评估标准，以及工作订单变更的请求和批准。 二、流程涉及部门及职责 业务主管部门及职责： 项目部负责外包方案的编制、审核、审批工作，并及时报送主管部门蒙办备案。 2、业务参与部门及职责： 主管部门负责采购文件、评估标准的备案，以及工作订单重大变更的核准和审批。 公司项目编制外包方案控制程序 1 适用范围 本程序适用于项目部采购的编制外包方案的业务。 2 风险 2.1 选择了不合适的评估标准。 2.2 未确定合理的工作订单变更。 3 部门职责 3.1 项目部负责外包方案的编制、审核、审批，编制采购文件，制定评估标准，提出变更请求。 3.2 主管部门负责工作订单重大变