(ppt)如何撰写岗位说明书.pptVIP

什么是岗位说明书？ 岗位说明书界定的是“岗位存在的价值”、“岗位做什么事/有什么职责”和“岗位要求什么样的人来做”。实际上解决了几个问题：工作如何科学地组合成为一个整体；每一个环节/岗位的任职者应该如何规范地行动；如何选择适合于工作要求的人；如何评价开发工作的人的能力和绩效 岗位说明书包括岗位名称、所在部门、报告关系、职责要求、工作联系、任职资格（资历、所需资格证书、知识技能要求、能力素质要求等） 1、如何填写“岗位名称” 岗位名称是对工作名称的进一步明确，规范岗位的名称有利于进行岗位管理 岗位名称应言简意赅的反应岗位的主要工作内容，并与其他岗位清晰界定,避免使用“协调”、“督导”等模糊词汇 岗位名称长度控制在8个汉字以内为宜 2、如何填写“所属部门” 所属部门是指该岗位所属的部门； 原则是应该写到该岗位所属的最小组织细胞； 一般会有以下几种情况： 各部门的部门级岗位只需填写“所属部门”； 如果部门内还有室（二级部），则一般员工还应该写到属于哪个室（二级部） 3、如何填写“工作职责” 工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分。为了了解和描述岗位的情况，至关重要的是要明确提供该岗位的职责范围和权限 岗位的职责来自于公司使命和战略的分解，按照公司的要求，本岗位应该做什么 在编写职责时，首先应该将本岗位职责的几个大块找出来，即本岗位应该做哪几方面的事情，然后对每块事情进行具体描述 在具体描述时，每一条职责，都应尽量以流程的形式描述，尽量讲清楚每件事的输入与输出，描述的格式为：“动词+名词宾语+进一步描述任务的词语” 3、如何填写“工作职责” 对某办公室主任来说，首先把此岗位的职责大块找出来，经分析有文秘管理、档案管理、日常行政管理、部门管理这四大块，对于其他不好归类的内容列入“其他”这一栏。具体描述时，比如对文秘管理中的第一条职责，“动词”是“组织拟定并审核”，“名词宾语”是“本公司各种公文、报告和会议文件行文规范、签发程序制度”，“进一步描述任务的词语”是“提出意见，批准后督导实施”。这条职责由于简化没有写输入与输出。 又比如在“根据公司发展战略规划，制定本部门年度工作计划，经总经理办公会审批后实施，确保部门各项职责和任务得以落实。”这条职责中，“输入”是“根据公司发展战略规划”，“输出”是“报总经理办公会审批”，希望大家能够尽量以这种形式来对每条职责进行描述。 3、如何填写“工作职责” 在岗位职责的描述中，重要的是清楚地界定每一职责上的权限，应该用精心选择的动词恰当地描述权限范围。在岗位说明书的编制过程中，经常会碰到下面这些情况： 针对制度、方案、计划等文件可以用草拟、拟订、审核、审定、转呈、提交、下达、备案、存档、提出意见等动词 针对信息、资料可以用调查、收集、整理、分析、研究、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理等动词 关于某项工作（上级）可以用主持、组织、指导、安排、协调、监督、管理、会同、审批、审定、签发、批准、评估等动词 思考行为可以用研究、分析、评估、建议、参与、推荐、计划等动词 直接行动可以用组织、执行、指导、控制、监管、采用、参加、阐明、解释、提供、协助等动词 上级行为可以用批准、指导、确立、规划、监督等动词 4、如何填写“工作职责” 管理行为可以用达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督等动词 专家行为可以用分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价等动词 下级行为可以用检查、核对、收集、获得、提交、办理等动词 例如：在编制某一文件的过程中，部门负责人组织拟订文件，一般员工可能只是按部门内主管的要求收集一些资料，然后主管草拟文件，主管副总审核文件并提出意见，部门总经理最终批准文件。这些动词清楚、准确的表明了相应岗位在流程中的权限。 4、如何填写“工作联系” 直接上级一般会有以下几种情况： 部门副职的直接上级是正职 各部门正职的直接上级是对应的分管领导 各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职；但如果部门内还有室，则室负责人的直接上级是部门正职，各室内的员工直接上级是该室负责人 直接下级一般会有以下几种情况： 各部门正职的直接下级是部门副职和各室负责人 室负责人的直接下级是室内各岗位 4、如何填写“工作联系” 外部联系： 指日常工作中需要与之经常联系的政府部门、行业协会、合作公司或客户等 例如：税务管理岗的外部联系为税务局，市场企划岗的外部联系为保险协会、同业保险公司等 内部联系： 指完成本职岗位需要与公司内部其他部门或机构建立协作关系 内部联系的建立与部门之间流程的衔接密切相关 一般说来，几乎所有的岗位都需要与公司的其他部门或多或少的打交道，但这里的内部联系仅指为完成本岗位的“工作职责”需要建立的日常联系，偶尔的，非常规性的工作联系不必列出 5、如何填写“任职资格”