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XX公司CTOP系统运行管理规范 总 则 CTOP作为企业的协同管理平台，通过文档管理、工作流管理、各种协同办公工具等功能，实现跨组织、跨地域的信息收集、处理、发布，实现企业内部信息共享，进而统一进度、协调安排资源，实现协同工作，无纸化办公，从而减少沟通成本，提高企业的管理效益；通过定义各种业务流的流程和权限，有效实时管理、监控各种业务的过程和进展情况，实行企业所有个人和组织，甚至包括公司异地部门、供应商、合作伙伴等跨地域、跨组织协同办公。 为了保证CTOP系统的正常运行及运行中信息的准确性、及时性、有效性，安全性特制定本规定。 作为公司的协同管理平台，公司现有联网的所有电脑都必须将CTOP设置为主页，信息部将定期检查。员工每一天上班电脑开机后，必须首先进入CTOP，并在上班时间，始终保持开启状态，信息传递及内部沟通，各种办公业务处理应首选通过CTOP平台进行。 信息部负责CTOP整体规划、建设和运营； 负责监控CTOP的运营状况，提供访问监控报告；负责对系统后台进行管理和维护，并不定期为各使用部门和操作人员提供指导、咨询和培训等技术支持。 信息部指定专人负责CTOP的建设和实施:包括用户及权限、岗位、流程模板设定，文档权限（授权）的设置，负责操作人员的指导、咨询和培训，对信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。 CTOP系统用户对公司信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向企业外人员泄漏公司机密。如经发现将按照有关制度严惩不怠。 本规定适用于所有宏一公司。 第二章 文档管理规范 文档管理分为档案管理、知识管理、新闻及制度管理。收发文、签报、会议、传阅的文档存放在系统档案模块，由公司档案室负责管理，按档案借阅流程对用户开放浏览权限；各部门知识文档由各部门维护，各部门文员负责管理及权限维护，对相关的部门、用户开放通过共享权限进行控制；个人文档只用来存放个人工作用文档，不得存放其他与工作无关的内容，可以（且只能）通过共享给与自己业务相关的用户和机构。 新闻及制度的文档由公司办负责在系统管理及维护。 信息部为公司信息收集、处理、发布工作的归口管理部门，负责根据公司工作需要，对各类文件夹的内容、形式、要求等进行系统规划，并定期对各类文档行使监督和考核职责。 各类文件夹下的文档必须完备，内容准确，保持最新，对历史版本不得删除。 CTOP用户对公司的信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置文档权限或共享文档给向任何无关人员。 第三章 流程管理规范 流程分为宁宏流程、慈宏流程。流程模板由相关管理部门负责维护。所有流程必须符合公司相关管理制度，符合ISO9000原则，部门流程必须不能与公司流程相违背。 原则上，企业业务流程都应在CTOP系统上运行；已设置流程模板的业务流程，必须通过系统运行。 只要涉及到自己的流程都会在“待办事宜”下显示，每个用户在上下班之前要形成习惯，看有无需要处理的流程，以免延误工作，耽搁他人时间。如因个人原因导致流程延期，延误工作，后果将由个人承担。 如个人出差，必须设置流程代签人，以便流程及时运行。 第四章 消息管理规范 通过PC对PC,PC对通讯设备发布消息时，不得用于聊天等私人用途，以免造成网络、系统负担。 互相尊重，对自己的言论和行为负责。严禁通过系统消息功能进行人身攻击，传播不健康内容等违法违纪行为。 如违反上述2条，CTOP系统维护员可以通过系统历史记录查找违反人员，交由相关部门按公司相关规章制度处罚。 第五章 邮件管理规范 CTOP系统有多种邮件类型（内部邮件），对系统用户的邮件必须采用系统邮件（内部邮件），不得再采用外部邮件。 通过Email泄漏公司机密，CTOP系统维护员可以通过系统历史记录查找违反人员，交由相关部门按公司相关规章制度处罚。 第六章 通知通告论坛管理规范 内部通知通告、培训通知、会议通知通过CTOP系统下达，不再以邮件形式下发。 CTOP系统论坛为企业内部公共论坛，不得在论坛上发布不利于公司内部团结，影响公司内部管理，泄漏公司机密的言论，严禁发布违法乱纪的言论。CTOP系统维护员有义务通过技术手段查找违规人员，交由相关部门按公司相关规章制度处罚。 第七章 对系统管理员的管理 因为工作的性质决定CTOP系统管理员可以查阅到CTOP上的所有信息，故应选用具有高度责任心、高度保密意识的人员担任系统管理员。 系统管理员负责CTOP后台数据的安全、备份、恢复等工作，对系统数据安全负责。 第八章 保密与安全管理规定 各级用户对自己所能查看到的信息负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。 用户要定期更改密码，防止被盗。用户的密钥文件必需放置在安全的地方。 互连网用户只能限于