QMY-GDQ44.011-2011 波轮公司公文管理工作 指引.docVIP

波轮公司公文管理工作指引 QMY-GDQ44.011-2011 替代：QMY-GCQ44.002-2011b 修订说明 编制/修订原因说明： 章节号 修订(内容)说明 修订人/时间 新编 修订（根据公司组织架构设置，更新公文文头标识）））） 3引用标准 引用《GML-GC01.002 制冷家电集团公文管理》、《QMY-GC44.001 公文管理》 4定义 4.1公文文件 --外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给波轮公司及其下属各部门公文。 --请示、报告：指向主管领导、部门、公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以波轮公司名义向洗衣机事业部、美的制冷家电集团或美的制冷家电集团以外单位的请示、报告和波轮公司下属各部门向事业部领导或主管部门的请示、报告。 --波轮公司内部公文：指在波轮公司及下属各部门内部使用的公文，包括波轮公司下发的或各部门下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 --波轮公司对外公文：指波轮公司对外部发布的公文，需要以独立法人身份进行说明，包括上市公司的公告，发给外界的申明等。 5管理要求 5.1公文文种及使用 公文按文种分为：通知、通告、通报、规定/规范、决定、请示、申请、报告、会议纪要。 5.1.1对波轮公司或各部门内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”。5.1.2洗衣机事业部告知关于所属任何单位发生的股权变更或公司更名时，用“通告”。 5.1.3上级部门向下级部门传达重要情况，用“通报”。 5.1.4 对操作标准、行为准则等进行指引或定义，用“规定/规范”。 5.1.5对内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排用“决定”文种。5.1.6下级部门向直接上级部门或领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种。同一级别请求批准事项时，可直接用“申请”格式。 5.1.7管委会、经营检讨会、总结计划会等重大会议的内容纲要、规定事项和工作指示等，用“会议纪要”。 5.1.8小天鹅股份公司对外发布的公文需要以无锡小天鹅股份有限公司的名义对外发布，并根据实际情况调整。 5.2管理机构、人员及其职责 5.2.1无锡工厂管理部为波轮公司公文的归口管理部门。无锡工厂管理部负责接收和处理外来文件及各部门对波轮公司领导的请示、报告，负责处理所有以波轮公司名义上报、下发的公文文件，并对波轮公司下属各部门的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的各部门、人员进行处罚； 5.2.2各部门的管理模块负责本部门上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实波轮公司转发的外来文件及波轮公司的规章制度、工作指令等文件，负责接收、处理外公司、单位发来的行政、管理及其它相关文件； 5.2.3各部门根据业务需要，设置兼职二级信息员1名，负责信息的传递、接收、处理和跟进落实； 5.3发文资格、效力 5.3.1发文资格 波轮公司及其各下属部门(技术研发中心、各工厂、分厂)为具备发文资格的主体，其它模块、组等根据业务需要由公司决定发文资格。（具体名单见5.4.2.2表1）。 5.3.2发文效力 公文的效力对该公文的接收对象具备约束力，对该公文的非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实给予支持。 5.4文件格式及发文流程 5.4.1公文格式种类共分为正式公文、会议通知和会议纪要。 5.4.2正式公文 5.4.2.1正式公文包括但不限于： ——波轮公司、各部门范围内的重要人事任免决定、重大事件的处理决定； ——对部门内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排的正式公文； ——以波轮公司、各部门名义向洗衣机事业部、制冷家电集团、所属单位领导作的请求指示、批准或汇报工作； ——对波轮公司、部门内部需要周知和共同执行的事项的通知、通报； ——公文的效力需要作用于波轮公司或各部门的； ——各部门认为需要用正式格式的其他公文。 5.4.2.2正式公文格式包括文头、行文、文尾三部分，具体模板参看附件。 a）正式公文文头标识、编号及公文署名 表1 发文机构 公文文头标识 编号前缀 署名 波轮公司 波轮公司 洗衣机事业部波轮公司文件 冷洗波字 洗衣机事业部波轮公司 技术研发中心 波轮公司技术研发中心文件 洗波研字 波轮公司技术研发中心 无锡工厂 波轮公司无锡工厂文件 洗波锡字 波轮公司无锡工厂 无锡工厂管理部 无锡工厂管理部文件 锡管字 无锡工厂管理部 无锡工厂财务部 无锡工厂财务部文件 锡财字 无锡工厂财务部 无锡工厂品质部 无锡工厂品质部文件 锡品字 无锡工厂品质部 无锡工厂生产部 无锡工厂生产部文件 锡生字 无锡工厂生产部 无锡工厂总装分厂 无锡工厂总装分厂文件 锡总字 无锡