机动学院会务登记使用流程说明.docVIP

机动学院会务登记使用流程说明 学院师生因教学需要使用会议室，先到物业管理处117室预约登记。 管理处根据学院师生预约登记会议具体日期、时间、参会人员安排调配，确定使用会议室室号。 学院师生根据与管理处确定的会议室室号到学院行政办111室确认并开出由学院签发的会议室使用登记单交物业管理处核对。（使用登记单请注明所属院、系、所，会务具体名称、需求。（重要会议请特别注明）。 学院师生因会议需要使用投影仪，会议前由专人负责先到物业管理处借用投影仪摇控器及数据连接线，做好会前调试准备工作。（重要会议请使用方事先务必由专人负责作好会务各项准备工作）。 会议期间请使用方爱护公物，特别是数据连接线轻插轻拔，保持会议室整洁，妥善保管自带贵重物品、资料，会后关闭空调、照明电源及门窗，及时归还数据线、摇控器并通知物业锁门。 物业管理处根据学院签发的会议室使用登记单上会议室使用要求安排桌椅调整摆放，投影仪调试、开关门、送水、保洁。 管理处根据学院签发的会议室使用登记内容及一般会议与重要会议不同需求通知按排。 安保人员；会前按时开门、会后检查空调、投影仪、灯、门窗是否关闭，会议桌椅复位锁门。 保洁人员；会议前后会议室整洁，根据会议需要提前提供茶水、杯子、茶叶。 工程人员；会议投影仪调试，一般会议室投影仪每周一次，有重要会议会议室投影仪每次会前调试。 物业管理处根据学院签发的会议室使用登记单，整理汇总归档。 物业管理处每天下午17：00前将当日晚上及明天白天的会务使用情况及要求抄送安保值班室，（如周五下班前必须将当日晚上及周六、周日、周一全天的会务使用情况及要求抄送安保值班室）。 交大闵行校区机动学院管理处 2008年11月5日 机动学院会议室会务登记使用流程图 注：具体细节详见《机动学院会务登记使用流程说明》 编号：BJ-4.1-08 使用方负责及时归还数据线、摇控器、关闭空调、照明电源，自行保管重要资料、贵重物品，通知安保锁门 工程负责投影仪调试 安保负责开门、检查、锁门 保洁负责会议前后保洁、送水 使用方负责会议前期准备、数据线、摇控器到管理处借用登记，电脑调试 物业办公室通知相关人员按排相关工作 使用登记单交物业117办公室核对登记，沟通相关事项 办公楼院办111办公室确认签发会议室使用登记单 办公楼物业117办公室查询预约会议室 编号：BJ-4.1-08 学院师生需要使用会议室