第九章上司的日程总论.pptVIP

第九章 上司的日程管理 第一节 日程管理的意义和内容 一、日程管理的意义 1、合理安排时间 2、提高工作效率 3、减轻上司工作压力 4、避免工作失误 二、日常管理的内容 三、制定日程表的前提 第二节 日程管理的原则 一、兼顾效率与健康 （劳逸结合） （考虑年龄、压力、情绪、工作强度、习惯） 二、请上司事先确认 （随时添加上司自己约定和变更事宜） 三、日程表适当保密（使用符号代替） 上司的工作日程安排一般采用图表形式，上司、秘书部门负责人、相关部门各一份。司机一般出远差可以提供一份。 第三节 制定日程表的方法 上司的日常工作分为日常性工作和突发性工作。日常性工作是指事先有计划的相对固定的工作，如开会、出差、接待客人等；突发性工作是指临时安排的事情。 上司的日程安排可分为年度计划、本月计划、本周计划以及当天计划等形式。 在所有的日程表中，当天的日程表要非常具体，如上司外出拜访客户，在把日程表交给上司时，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上司再次确认。在约会时间到达前，提前一个小时再次提醒。 一周当中没有事先计划安排的时间段要预留，不要先把每天日程都排满。 五、上司出差日程安排 出差前要做专门的出差日程表，要考虑天气、交通工具等因素对工作安排的影响，并做出相应的预案。 出差日程安排要具体到吃、住、行程内容、交通、离开、到达时间、地点、陪同人员等。 分析案例。 第四节 制定日程表的注意事项 第五节 日程表的管理 一、应注意的问题 1、不要懒于确认 2、在时间上留有充分的余地 3、上司不在时不能自行接受预约 4、不能泄露上司的隐私 二、日程出现变更 1、及时修改原日程表，给上司审核一下同意，通知有关部门作相应的调整。 2、如果是在年度预定或当月预定这种时间范围比较长的预定期间内出现新的情况，秘书应根据这种突发事件对其他事件的影响，及时提醒上司注意；如果实在不能避免，要及时与对方和有关部门联系，并对日程表进行修改，请上司确认； 3、如果能够对预定的日程安排作相应的调整，比如对会场、旅馆、交通工具等，应与有关方面进行联系。 4、如果上司听取某部门的汇报时间延长，影响后面的工作安排，秘书就要用便笺等方式告诉上司，听取上司的指示。 5、如果是拜访客户的话，在拜访的前一天，秘书要用电话与对方再次确认见面的时间和地点。 6、接到客户方更改预定的请求时，要和上司商量后再调整日程，修改日程表。如果是自己一方希望更改预约，在向对方说明情况并且道歉之后，应和上司商量好，把上司希望的时间向对方提出来。 7、当上司要求你更改日程，结果与客户预约的时间发生冲突时，应将这种情况告知上司，请上司最后定妥。 8、当需要将上司的私人约会和其它工作安排结合起来考虑时，作为秘书，你有必要了解上司私事的大致情况。但是，为了替上司保密，这种事情只应记在自己的笔记本上。 三、提醒上司 第六节 安排约见 练习：课后案例分析 Company Name LOGO 第一节 日程管理的意义和内容 第二节 日程管理的原则 第三节 制定日程表的方法 第四节 制定日程表的注意事项 第五节 日程表的管理 1 2 3 4 当天工作日程表 交代内容 非常具体 每周工作日程表 常规内容 列出主要内容 月内预定日程表 部门计划内容 提纲 年度预定日程表 单位计划 内容 概要 1、了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况。 2、优化工作方法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节奏。 3、了解公司业务发展情况，特别是上司负责的业务进展情况，留意上司近期的工作重点。 4、定期与上司沟通，将下一阶段有可能出现工作和其处理原则做好预案，在时间上留有余地。 留有余地 提高效率 内外兼顾 第一 第二 第三 交谈/汇报工作 纸条（会客时） 短信（不在办公室） 不宜安排 紧急安排 不宜安排 1、上司快要下班的时候。 2、上司出差刚回来。 3、节假日过后上司刚刚上班。 4、上司连续召开重要会议或活动。 5、上司的身体状况不是太好的时候。 6、如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。 事先请示 及时沟通 轻重缓急 Company Name