学工助理工作手册.docVIP

学工助理工作手册 一、工作内容 1、值班时间： 早上8点到12点，下午的话就跟上课作息时间一致，分夏季和秋季时间。 礼节礼貌： 如果看到有家长或者老师、来宾到来要立即站起来问好并进行接待（即使有辅导员在办公室）询问来由，再告知各辅导员； 在办公室走动应该轻手轻脚，说话声音不应太大。 办公室卫生： 各位助理与辅导员一起按照办公室值日表进行值日，在值班当天对办公室进行打扫； （2） 主要工作是扫地、拖地、抹桌子、窗台、给办公室的植物换水等； 尤其注意沙发、茶几以及门口的柜子，接待区域一定要随时保持清洁，以给来访人员留下较好的印象。 打印、复印： 学会使用复印机，打印机； 打印机下面的几格抽屉将纸张分为单面打印，双面打印，单面的意思是已经使用过一面，废纸利用，所以辅导员要你打印的时候要问清楚用什么样的纸打印，如果他没有说明也要自己主动问清楚，节约环保。 定期检查单面打印纸张是否都是空白面朝上。 接电话礼仪： （1） 当办公室没有辅导员在的时候，由助理接听电话，应主动询问事由，根据对方要求留言或请来电方直接联系各位老师的手机或记下对方联系方式，便于老师回来后回电话。 （2） 接听电话时用语礼貌，常用“请”和“您”字，不要直接称呼“你”。 （3） 当来电方直接询问助理时，根据内容的紧要性判断是否可以由自己回答 如果事情比较重要，最好转接给相应的老师接听，不要自己随意回答政策性的问题。 助理工作日志： 值班的助理需要在助理值班日志本上签值班时间及姓名。 注意前一个时间段值班助理的留言，查看是否有遗留未完成的工作并加以完成。如遇留言看不明白，需要及时询问留言的助理或负责相关工作的老师。 有任何有关工作的感想都可以在日志中留言以便交流。 检查课堂： （1） 助理在值班之余，在没有课的时候，还需要对管理学院本科三个年级的课堂进行检查，每周检查课堂三次。具体形式以及查课时间再安排。 学会贴发票、财务处报账，以及火车优惠卡充值机的使用。 注意事项 学生助理一般情况下需要自己携带笔记本电脑，方便各辅导员安排事 情。 如果发现办公室的常规用品：如白纸，纸杯等用尽，立即告知辅导员； 关键是大家要学会看事做事。积极主动，勤快，有事立即汇报。 办事指南 工作当中常去地方与办公电话： （1） 学院学工组（管院220） 办公电话：座机电话号码； 各辅导员联系方式：10级: 刘 彬：1座机电话号码07； 11级：刘雯雯：1座机电话号码45； 12级：谷宗洪： 1座机电话号码97 13级：毛家兵：1座机电话号码29。 吴 娜：1座机电话号码22 研究生辅导员：龙 志：座机电话号码（可以接受传真）。 管院大楼426，找周爱武老师盖章，请确保辅导员已经签字（进门靠左边的第一个）； 管院大楼236，学院教务科，本科生由任老师，熊老师负责，如果是打印成绩单，可以直接找教务科学生助理解决； 教务科电话：座机电话号码； 周书记办公室：管院大楼415； 办公电话：座机电话号码； 学工组信箱：管院大楼四楼大厅，周五下午检查信箱； 学校财务处：大学生活动中心B座的侧面，中国银行旁； 学生处事务管理科：大活A座509； 办公电话：座机电话号码 座机电话号码 办公老师：林桢栋、邱志强、厉鹂 大学生资助中心：大活A座501； 办公电话：座机电话号码 办公老师：梁勇、周美雄、杜媛媛 校团委办公室：大活A座504； 学校教务处：南三楼（有学生前来咨询借教室流程）。 大学生就业指导中心——A座一楼 办公电话：座机电话号码、座机电话号码 办公老师：胡祎、明承翰 2、了解补办学生证的流程（每个学期都会有学生前来咨询）： 填写学生证补办申请； 到管院220找辅导员签字； 分别到东边操场、主校区操场、西边操场三个器材室找老师盖章证明没有因未交还体育器材而被扣留学生证； 到大活501购买学生证，填写新学生证的基本信息和乘车区间； 到管院426找周老师盖章签字； 到管院236教室把证明和新学生证交给熊老师，由学院拿到学校统一盖章办理。 3、财务处报账的流程： 学会收集发票（办公室报账一般都是学生工作需要报账，容易通过审核的发票类型：的士票、打印，复印的发票，办公用品的发票，发票金额超过500都需要写出明细，并在明细上盖上出票方的公章）； 贴发票（将发票理好后，用胶水贴在一张白纸上，一般发票越大的贴在上面，遮住下面的发票）； 财务处排队审核（财务处一般排队报账的人都比较多，如果助理当天被通知有报账任务，应该提前半个小时在上班时间到财务处排队）； 报账过程的解答（财务处老师会对每张发票的来源进行问答，最好熟悉每张发票的来源，可以在发票背面写上这张发票具体用途，镇定的面对财务处老师的提问就对了）； 取钱（审核完后，到复核窗口，如果没有问题就能取到钱了，数清楚金额并在收据上签字）。