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档案著录与数字化（以简化方法为例） 襄樊市档案局　刘志强 一、档案著录（一）简化方法整理 前言 档案著录档号格式设置是前提和基础，档号格式正确了，著录才有实际意义，档号格式设置不对，一切都无从谈起 这篇讲义以湖北省档案局鄂档规[2011]6号文件省档案局关于印发《湖北省机关档案工作业务建设规范》的通知、鄂档办[2009]27号《湖北省档案局关于建立档案年报工作制度的通知》、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》、中华人民共和国档案行业标准DA／T 31—2005纸 质 档 案 数 字 化 技 术 规 范 》结合上报省局目录数据要求编篡而成，不足之处，敬请大家批评指正 档案著录 档案著录是档案工作现代化的重点，也是难点。著录质量的好坏直接关系到能不能查到，如果查阅不到，我们著录的再多又有什么用呢？很多地方、很多人不知道著录什么、怎么著录，导致出现大量的返工现象。下面我们就以简化方法为例讲讲如何进行著录。 简化方法整理 著录格式 全宗号-门类及年度号-类别及保管期限号-件号，1-W2010-办公室 y-1 讲解：档号格式实现的方法 著录项目 文件编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、页数、全宗号、归档年度、件号、实体分类号、保管期限 简化方法整理 简化方法整理 一、【文件编号】 1、文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、文件编号包括发文字