秘书实务第四章1会前.ppt

一、会前准备 二、会中服务 三、会后扫尾 1.了解会议管理工作的主要内容 2.提高秘书会议管理能力 “办会”是秘书工作的重要组成部分。优秀的职业秘书必须熟练掌握会议管理的相关技能，学习组织会议的方法和注意事项，熟悉和了解会议活动的基本常识，提高自身的从业素质和技能。 收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别担心材料的泄密……事后，张梅主动向领导做了会务工作的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看我们工作做得是不是够细致、扎实。” 一、实训目标 掌握会议计划书的写作内容。 二、实训背景 吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日（星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体会，并征求毕业生的意见、建议。 三、实训内容 根据以上内容，拟写会议计划书。 会议计划书（工作方案）一般包括：会议名称、会期、会议的规模、日程、议程、会议的组织领导、宣传报道、会议文件准备、经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。 3.会议室使用：可容纳200人的大型会议室，设施齐全。地点：海天大酒店三楼308。 收费标准：2000元/天，含投影仪、音响设备、茶水及会议服务等。 4.会议条幅：共2个条幅，主楼配欢迎条幅，会场配会议条幅。条幅制作由宣传部完成，制作周期3天。 5.会议摄影：安排在16日上午会议结束后进行。和美摄影协会的吴敏为会议代表摄影，收费标准为1元/寸。 6.用车安排：55座金龙客车三辆。 7.参观计划：17日参观××（全天）。 四、接待工作 1.报到接待：宾馆在总服务台设4人台作为报到服务用桌，并在报到时协助安排住宿。17日晚如有退房，负责安排合房工作，避免出现空余床位。 2.订票工作：负责给与会人员预定返程火车票。 3.会议提示：住宿楼门口均设置会议地点、就餐地点等提示。 4.领导接待：会议期间，宾馆提供会场就近套间1间，作为专家临时休息场所（房间配有水果、茶水、矿泉水、饮料等）。 5.联欢会：16日晚餐结束后，安排一次联欢会，以游戏、唱歌为主，原则上不产生任何费用。 会议筹备组 ×年×月×日 一、实训目标 掌握会议通知的一般写作方法。 二、实训背景 大成公司公关部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。能否参加，要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽，电话座机电话号码。会议将研究公关部工作下一季度的目标以及人员的招聘、公关二部经理人选等问题，在会上，还将进行南部地区市场公关工作情况的总结、公关一部要就内部沟通问题进行发言。 三、实训内容 根据以上内容，编写会议通知。 四、相关知识 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。 （一）会议通知的类型 1.口头通知 优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。 2.电话（传真）通知 大多数会议都采取这种方式通知。优点是快捷、准确、到位，一般情况下成本不高。当然，会务人员必须做通知情况书面记载。 3.书面通知 是传统的形式，适合大型会议。由于其传递需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时补救。 4.电子邮件通知 是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势，而且内容清楚，一目了然。目前采用得越来越多。 会议通知的主要内容一般包括：会议名称、主办单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及相关要求、会议相关材料、住宿地点、交通工具路线。 制发带回执的会议通知一般有以下五大部分： 1.标题 一般有两种： （1）主办单位名称+会议名称+通知（一般用于重要会议） （2）只写“会议通知”或“通知”（一般用于事务性或行政性会议） 2.通知对象 可以是单位也可以是个人。 3.正文 内容包括：会议的目的和主题，会议时间，包括报到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会议地点、住宿地点、路名、门牌号等，必要时可以附上简要地图；参加对象，如发给单位，要写明参加人员的基本职务、性别，参加会议的人数；其他事项，包括费用、联系方式、报名方式等。 4.落款和日期 5.回执 × ×厂关于召开安全生产工作会议的通知 所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市安全生产工作会议精神，做好今年的安全生产工作，经研究决定召开安全工作会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容 …… 二、参加人员 …… 三、会议时间、地点 …… 四、要求 …… 联系人：王×