工商管理学院校接待保障工作方案.docVIP

工商管理学院校庆接待保障工作方案 学院校庆办公室主要职责 1 .负责校友飞机场，火车场接送； 2．负责校友到酒店和校内报道 3. 负责所有校友捐赠，礼品的接收，展示和管理 负责校友（部分）的宾馆，酒店驻地服务 负责校友参加重要活动（庆典大会，晚会等）的交通保障； 负责校友参加学校活动的组织实施 职责分工 1.交通保障组 2.酒店服务组 3.场站接送组 4.校内报道组 5.应急保障组 工作方案 （一）交通保障方案 1.职责服务 (1)配合学校负责嘉宾贵宾及校友从飞机场，火车站到达学校或者入住酒店的接送 (2)配合学校负责贵宾嘉宾及校友从酒店到学校参加重大活动的接送 (3)负责临时性的校友参与与校庆重大活动及工作人员用车的交通保障 2.运力组织 按校庆来校贵宾嘉宾，校友200人，需要乘座交通车的教职工80人，应急运力100人计算组织能力 (1)联系第二公交公司确定车辆大客车2辆，机动备用。 (2)配合学校做好运输调度工作。 3.人员分工 (1)总调度 (2)教职工及工作人员专用车调度 (3)机动车备用车调度 4.工作措施 (1)飞机场，火车站接送车安排 从5月17日至22日，配合学校，根据我院贵宾嘉宾校友到达时间来确定接送，主以学校车辆安排为主 (2)5月20日校庆晚会车辆安排 在日常交通班车的基础上，配合学校做好教职工车辆安排。 (3)5月21日校庆庆典车安排 1．配合学校做好贵宾嘉宾用考斯特接送，8：30从入住酒店出发，答谢午宴结束后原车返回。 3．配合学校做好校友用车工作，用长运集团车接送，8：00酒店出发，答谢午宴结束后按校庆活动情况，返回宾馆，我院校友校外活动用车由所在班级辅导员老师联系确定，报学院校庆办公室备案。 4．配合学校做好教职工用车服务。 （4）特别措施 1．及时和各班级联络人联系，掌握贵嘉宾校友的到达及参加重要活动的时间。 2．加强与校车队和第二公交公司联系，协调车辆。 3．贵宾用车有特殊要求，需提前申请。 4．要特别注意贵嘉宾及校友在答谢午宴后的返回工作，尤其是各班级安排的校外活动。 5．进程安排 （1）4月30前，签定租用协议，确定好2辆备用车辆。 （2）5月中旬，对全体工作人员进行必要培训。 6．应急预案 （1）及时掌握用车信息 （2）各工作人员相互帮助 7．经费预算 （1）大客车2辆，每辆每天1200元 （2）其他 （二）酒店服务方案 1职责任务 热情周到 负责贵嘉宾和校友入住 负责其报道 负责接收贵嘉宾的捐赠 负责会议资料，证件等发放 负责签到表 和信息收集传递 负责贵嘉宾返回组织 负责酒店服务 2．酒店预定及物品匹配 （1）酒店预定 由学院安排校友入住桃都酒店和白云宾馆，共住114人。如不够，则统一安排到分别扬家平，大平7天酒店。 酒店报到处物品配备 酒店大堂布置宣传标语 签到桌3张等器具 接收来宾捐赠需要的的东西 贵宾入住房间的物品配备 欢迎牌，活动指南 备用物品 备用金5000元到10000元 入住酒店备干粮 人员配备 校友入住酒店 派1名学院副处级作为负责人，配备3名二级学院的工作人员，桃都和白云分别一名，1名财政人员，每个宾馆确定4名学生志愿者，共12名。 服务措施与工作流程 前期准备流程 确认来宾名单，督促酒店检修房间设施，抽样房间，熟悉酒店环境，检查房间摆放 贵宾嘉宾报道流程 办房卡，签字，收取身份证件，发放资料，送至房间，前台登记，送还身份证，接收捐赠手续，工作人员电脑录入。 校友报道入住 提前安排房间，签到，捐赠，发证件，电脑录入，办入住手续，送至房间。 接受来宾捐赠、 登记，捐赠，发捐赠证书 来宾参与校庆活动确认 填写确认表，签到录入电脑，信息传递给综合组 贵宾嘉宾酒店用餐流程 凭贵嘉宾证，就餐券就餐 来宾返回信息确认 填返回信息表，签到处工作人员录入电脑，传递信息给信息组 来宾用车服务 贵宾嘉宾，工作人员向交通保障组汇报，安排车辆 校友：二级学院向交通保障组汇报，安排车辆 来宾用餐 通知人员用餐时间和地点，工作者短信提示 来宾返回票务 联系票务公司定票，反馈情况，拿票送给嘉宾 来宾返回乘车组织 收集来宾返程到达飞机场、火车站时间，提前1小时向车辆保障组提出申请，组织来宾上车 酒店就医服务 向驻店医生报告来宾身体状况，根据情况通知120并立即到客人房间处置，若有需要陪同客人到医院就诊 来宾叫早服务及洗衣服务（必要时增加） 接待要求与接待礼仪 总体要求：树立“来宾满意，是对我服务接待工作的最高奖赏与评价”的思想 着装要求：统一佩带校徽、工作牌，着装整洁大方得体（志愿者着志愿者服装） 语言要求：统一使用普通话交流，语速适中，始终面带微笑；接听电话时言语文明、音调适中 举止要求：始终保持饱满的精神状态，保持正确的站立、行走姿势，注意维护学校形象；始终保持昂扬的接待热情，耐心细致做好