4 关于控股公司员企业和职能部门例会召开情况的调查报告.doc

关于控股公司成员企业和职能部门召开例会情况的调查报告 根据集团领导在控股公司2005年第二次执委会上的指示精神，控股公司****年8月26日下发了《关于加强日常会议管理的通知》。为了充分掌握控股公司基层单位和职能部门召开例会的情况，便于有的放矢地加强例会管理，控股总经办近期利用发放调查表的方式，对成员企业和职能部门召开例会的情况进行了调查，现将有关情况报告如下: 一、成员企业例会调研和分析 1.总体情况 本次调查共发放会议调查表58份，有57家单位反馈了例会召开情况，反馈率98%。根据调查了解的情况，大多数成员企业已建立了晨会（早餐会）和周例会制度，坚持定期召开月度例会、工程例会、质量例会、安全例会等不同类型的综合（专题）例会，除晨会外，其它例会普遍建立会议签到制度，并形成会议纪要备查。具体情况参见下表： 控股公司成员企业例会调查统计表 调查范围 控股公司各成员企业及直属单位 调查反馈情况 反馈情况 发放调查表58份，收回42份，另有15家采用电话方式反馈，反馈率98%。 未反馈企业 1家单位：鹿泉富新。  例会召开情况 晨 会 ⒈ 每日召开晨会的有37家，占反馈单位的65%； ⒉ 每周隔日召开晨会的有3家:日照、胶南、淮安（隔日下班前召开例会）; ⒊ 未召开晨会的有17家，占反馈单位的30%：工程公司、燃发展、滁州、肇庆、汕头、寮步、湛江、东莞莞樟、东莞长安、北海、株洲、台州、长沙、烟台、湖州、莱阳、金华。 周例会 ⒈ 每周召开例会的有47家，占反馈单位的83%； ⒉ 实行双周例会的单位有4家：邹平、汕头、工程公司、燃发展；周例会频次不定的单位有2家：东莞长安、北海。 ⒊ 未召开周例会的单位有4家：肇庆、湖州、永康、台州。 部分单位未建立晨会和周例会的原因解释 ⒈ 公司刚成立，制度有待健全； ⒉ 单位无食堂，不具备召开早餐会条件； ⒊ 直属单位领导参加集团早餐会； ⒋ 自认为单位规模小，沟通方便，例会频次可低一点； ⒌ 以部门为单位召开例会，自认为不需要召开公司层面例会。 参会人员范围 晨 会 ⒈ 班子成员和中层以上干部参加的有35家，占反馈单位的61%； ⒉ 只有班子成员参加的有5家：新乡、商丘、常州、华鼎、石家庄。 周例会 ⒈ 班子成员和中层以上干部参加的有48家，占反馈单位的84%； ⒉ 只有班子成员参加的有5家：新乡、长沙、烟台、东莞长安、北海。 例会考勤情况 晨 会 ⒈ 晨会考勤的有15家，占反馈单位的26%：巢湖、亳州、商丘、盐城、海安、泰兴、廊坊、青岛、聊城、邹平、新城、衢州、温州、平谷、贵港。 ⒉ 晨会未考勤的有25家，占反馈单位的44%。 周例会 ⒈ 周例会考勤的有44家，占反馈单位的77%。 ⒉ 周例会未考勤的有9家：新乡、开封、连云港、常州、密云、廊坊、蚌埠、东莞长安、北海。 会议纪要 晨 会 ⒈ 晨会形成纪要的有5家，占反馈单位的9%：聊城、盐城、连云港、东莞、衢州。 ⒉ 晨会未形成纪要的有35家，占反馈单位的61%。 周例会 ⒈ 周例会形成纪要的有44家，占反馈单位的77%； ⒉ 周例会未形成纪要的有9家，占反馈单位的16%：商丘、新乡、开封、湘潭、密云、桂林、华鼎、东莞长安、北海。 说 明 本次调查的重点是晨会和周例会召开情况，未统计各公司专题例会及下属部门层面召开的例会。 2.主要问题 通过调查和分析，目前成员企业例会管理中主要存在三类问题： ⑴ 部分单位对例会重要性认识不够，晨会制度落实不到位，会议管理不够规范。 晨会和周例会是沟通协调本单位工作、传达上级单位指示、增进沟通交流的有效方式，是新奥多年形成的优良传统和做法。事实证明：建立并规范例会制度对于成员企业正常开展经营管理工作很有必要。 部分成员企业对例会的重要性缺乏足够的认识，以这样或那样的理由和借口不建立晨会和周例会制度，这其中既有新公司，也有老公司（如滁州）。即使建立例会制度的单位，会议管理也需要进一步规范，比如部分单位不作会议考勤、会后没有形成会议纪要等。 ⑵ 例会议题不统一，会议内容有待规范。 从集团建立例会的初衷看，周例会的汇报议题应包括上周完成工作、本周主要工作计划、需要协调解决的问题，晨会的汇报议题则侧重于前一天主要工作进展、当天主要工作计划和需要协调解决的问题。 从调查结果看，目前各公司晨会和周例会的议题主要分为三种类型：有的侧重于工作计划和总结，有的侧重于工作沟通和协调，少数公司则笼统称为“日常经营管理”。 ⑶ 参会人员范围不一致，影响例会的决策质量和执行效率。 为提高会议效率、控制会议成本，要合理控制例会参会人数。从目前各单位的班子配置情况和部门设置情况看，例会参会人员范围定为班子成员和部门主任参加较为合适。 从调查看，大部分公司召开例会时班子成员和部门主任参加，但个别