Excel数据输入技术总结.pptVIP

Excel数据输入 概述 数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还能保障输入数据的正确性。 如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，某些人要几天才能输入完成的数据，但有的人几分钟就完成了，而且数据不会出错！ 一、 Excel的数据类型 1、Excel的常见数据类型 数字型、日期型、文本型、逻辑型数据 数字表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式 二、简单数据的输入 1、数据输入的一般过程 （1）选定要输入数据的单元格。 （2）从键盘上输入数据。 （3）按Enter键后 2、输入数值 （1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3 （2）负数的输入： -234，(234)，-12e2 （3）分数的输入: 2 2/3, 0 3/4 （4）货币数据的输入:￥123，$21 二、简单数据的输入 3、输入文本 字符文本应逐字输入 数字文本以‘开头输入，或用=“数字”方式输入。 输入文本32，可输入： =“32” 或输入：32 二、简单数据的输入 4、输入日期 以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式输入 通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入 格式方法是选择“格式”|“单元格”|“数字”|“日期” 二、简单数据的输入 5、输入公式 公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（＝）开始。 例如在A3输入：=5+2*3，结果等于 2 乘 3 再加 5。A3中将显示11 三、 相同数据的输入 1、复制相同数据 建立有相同数据的不同工作表，可用复制方法 某班主任建立相同的成绩表头 ，可用此法。 三、 相同数据的输入 2、填充复制相同数据 设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、专业都是相同数据。 三、 相同数据的输入 3、用Enter输入相同数据 设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、专业都是相同数据。 四、 编号的输入 1、复制输入连续的编号 连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用复制或序列填充的方式进行输入。 比如公司或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。 输入右图A列的学号 四、 编号的输入 2、填充产生连续编号 填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。 比如要输入电话号码：663321240~663328000，如右图所示，方法如下。 在第一个单元格中输入起始号码 选择“编辑”|“填充”|“序列”菜单命令。 在Excel弹出的“序列”对话框中指定“列” 在步长值中输入1 在终止值中输入最后一个号码。 四、 编号的输入 3、利用自定义格式产生特殊编号 人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号。如右图的保险号。 五、组合多个单元格数据 用运算符组合数据 “”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”“DKA”的结果为ADKDKDDKA结果为 设下图E列数据由C、D列数据组合而成。 在E2中输入公式=C2D2，然后向下复制！ 六、采用下拉列表进行数据选择 1、下拉列表的适用范围 项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入 。 例如： 六、采用下拉列表进行数据选择 2、下拉列表建立方法 （1）选中要建立下拉列表的单元格区域。 （2）选择 “数据”|“有效性”菜单项。 （3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择“序列”选项。 （4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授” 七、利用公式与函数进行查找输入 1、查找输入的意义 如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。 如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。 七、利用公式与函数进行查找输入 2、IF函数的应用 IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。 IF函数的调用形式如下： IF(条件式,条件成立时函数的取值,条件不成立时函数的取值) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的结果是“right”， 而IF(32,right,error)的结果应该是“error” 因为32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而32是错误的，所以……。 七、利用公式与函数进行查找输入 IF函数可以嵌套使用，即在IF函数中还可以使用IF函数，最多可以嵌套7层。比如：