部门印章管理细则.doc

部门印章管理细则 一、目的 为保障公司权益，加强公司部门印章的管理，规范部门印章的保管、使用等，特制定本规定。 二、职责 2.1 部门章分发至各部门，由各部门负责人负责本制度的实施。 2.2 部门印章的使用与管理由部门负责人负责，实行责任审批制度。 2.3 部门分管领导应对分管部门印章的使用情况进行监督并定期检查。 三、部门印章的启用 3.1 新印章要做好戳记，并统一在综合管理部留样保存，以便备查。 3.2 新印章启用前由综合管理部下发启用通知，并注明启用日期、责任部门和使用范围。 四、部门印章的使用范围 4.1 使用于企业内部行文，通知，部门与公司、部门与部门业务范围内的工作文件等。 4.2 凡属合同、协议以及涉及经济问题的全部文本，不得使用部门印章。 4.3 部门在进行对外联络商洽等一般性事务时，不得使用其部门印章代表公司签署任何合同（包括但不限于劳动合同、经济合同）、协议或发出公函，要做到专章专用。 五、部门印章的管理 5.1 印章的使用管理必须遵循安全、规范、合法、有效的原则。 5.2 印章实行专人管理、专人使用，原则上由部门负责人保管及使用。 5.3 印章保管必须安全可靠，须加锁保存。 六、印章使用及登记。 6.1 印章使用必须基于真实、合法、手续完备的经营活动。 6.2 公司实行责任审批制度，启用部门印章必须由部门负责人签批。 6.3 文件的附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。 6.4 办理使用部门印章的事项，须由经办人认真填写《部门用章表》，写明用印部门、用印时间、用印文别、发往单位、事由及印别等，经签批人审核批准，经办人签字后用印。 6.5 用印时必须做好登记备案，《部门用章表》及用章记录需妥善保存以备分管领导核查，每季度末由分管领导签名确认后，归档综合管理部。 6.6 不准外单位人员到印章管理人处直接办理用印。 6.7 到公司外使用部门印章时，需填写《部门用章表》，载明事项。必须由印章管理人随同监印，并于当天下午16：30以前将印章归还。若不能按时归还，经办人员须向分管部门领导报告，同时写出简要书面说明，经分管领导批示办理。 6.8 不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。如有特殊情况用印，须经分管领导批准，并标明用途，同时在《部门用章表》上备注为“空白”。 6.9 印章管理人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章管理人员不予用印。 6.10 经办人拒绝印章管理人员审核用印内容的，印章管理人员有权拒绝用印并报告领导处理。 6.11 印章如有丢失、毁损、被盗、误用情况，应立即书面逐级上报详细情况，并迅速采取应急措施防范风险。 七、印章的移交。 印章管理人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章签批人应指定他人代管，原则上由印章签批人或部门分管领导代管。专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记管印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，印章签批人签字认可后备存。 印章专管人员调离或因各种原因离岗时，印章签批人应指定他人管理印章，并及时办理交接工作，交代用印注意事项。 八、印章刻制和废止。 8.1 刻制部门印章必须经总经理同意后，交综合管理部统一刻制。 8.2 对损坏或过期作废的印章，印章管理人员必须于当日向签批人报告并移交综合管理部存档。 8.3 公章因机构设置变动、名称变更或损坏等原因而停止 使用的，掌管部门应及时将原印章缴回总经办，并办理有 关手续，综合管理部应依据有关规定，将停用的公章销毁 或封存。 九、印章使用管理中的过错责任追究。 9.1 未经签批人明确表示“同意”而私自使用印章的、不当甚至违法使用印章的、不认真履行管理责任而造成印章丢失的，均属严重违纪行为，按情节轻重及后果大小对印章管理人员及有关责任人员追究其相应责任。 9.2 部门印章管理人在公司规定的印章使用权限范围外，以公司的名义实施民事法律行为，签署合同、协议或发出公函的，一经发现，严肃处理，由此造成民事、经济、法律纠纷和后果的，由印章管理人员、印章签批人及有关责任人员承担相应的法律责任，并赔偿公司及第三方的经济损失。 9.3 私刻、伪造印章，构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。 后附1《部门用章表》 后附2《部门公章使用登记表》 内蒙古美方煤焦化有限公司 二〇一三年十月十五