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浅谈电子档案的保管与利用 本文由流波上の舞zsm贡献 pdf文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 2010 年 6 月 e-G e-B 总第 182 期 政务办公 商务办公 浅谈电子档案的保管与利用 江 微 （陕西省安康学院 安康 725000 ） 网络技术的发展， 电子文件大量产生， 电子档案便是电子文件形成部门按照一定要求将应归档的电子文件 摘 要 随着信息技术、 向本单位档案部门归档。 本文介绍了电子档案的概念， 讲述了如何保存电子档案， 并对新时期如何加强电子档案利用的提出了具体 方法。 关键词 电子档案 保管 利用 中图分类号 G27 文献标识码 B 文章编号 100612- 5427 A Brie f Ta lk on the P re s e rva tion a nd Utiliza tion of Ele ctronic Archive s Jiang Wei （Ankang University, Shaanxi Province Ankang 725000 ） Abstract With the development of information technology and network technology, a large number of electronic records are produced. Electronic archives are the documents whose department are required to file the papers to the department. This article introduces the concept of electronic archives, describes how to preserve electronic archives, how to strengthen the electronic filing of a specific approach in the new period. Keywords Electronic archives Preservation Utilization 随着信息技术、 网络技术的发展， 电子文件大量产生。电子 读的保障机制是一个非常复杂的问题。 依笔者浅见， 目前需要抓 文件以其操作方便、 传递快捷、 存储空间小、 信息容量大等特征， 紧解决以下三个实际问题： 在电子文件大量产生的同时， 如 具有传统文件无法比拟的优势。 何保管电子档案， 如何保障电子档案的有效利用， 已经成为人们 所关注的重要新问题。 （1 光盘的日常管理。同传统的纸质档案相比， ） 由于制作材 质不同， 在环境条件控制、 日常保养等方面自然也应有所不同。 理论上， 环境温度过高或过低会加速片基的老化， 金属层与空气 接触会被慢慢氧化。因此， 在日常工作中， 要做到： 归档光盘 ① 应作防写处理， 避免擦、 触摸记录涂层； 单片光盘应装盒， 划、 ② 竖立存放， 且避免挤压； 存放时应远离磁场、 ③ 强热源， 并与有 害气体隔离； 环境温度选定在 17℃- - 20℃之间， ④ 相对湿度选 定在 35—45%之间； 源盘与其拷贝应放置在不同的地方。 ⑤ （2 光盘的有效性保证。光盘数据非常脆弱， ） 计算机硬件或 系统故障、 软件故障、 计算机病毒、 光盘介质变形、 盘片污点甚至 微小的划痕都可能引起解码时发生错误，各种自然的和人为的 因素、 管理和技术方面失当都可能导致光盘数据的损失。 这些损 失的数据中， 有些可以恢复， 有些则无法恢复。为保障光盘存档 的有效机制， 笔者建议： 要保证每个电子文件被正常读出、 ① 打 开和运行， 有无感染计算机病毒； ②每年应对电子档案的读取、 处理设备的更新情况理行一次检查登记，如网络系统扩充或系 统设备更新， 应确认库存载体与新系统、 新设备的兼容性。 光 ③ 盘每满 4 年时， 对电子档案进行有效性、 安全性抽样机读检查， 即对存储载体的寿命、 存储载体的兼容性、 电子档案的兼容性等 到问题进行抽查， 抽检率不低于 10%， 如发现问题应及时采取 恢复措施。 （3 标准问题。 ） 技术标准在一定程度上已成为一个国家主权 （下转第 36 页） 一、 电子档案的概念 电子档案， 主要指机关、 机构、 组织以及个人在从事各种活 动中形成的具有保存价值的， 以声像为主， 并辅以文字说明的历 史资料以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。 二、 电子档案的保管 1、 存