中宸档案管理制度05.docVIP

扬州市中宸房地产开发有限公司 YANGZHOU ZHONGCHEN REAL ESTATE DEVELOPMENT CO.,LTD. 档案总则 为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 各部门或经办人应保证经办文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 文件材料的收集管理 公司设定专门的档案管理员负责文件材料的管理。 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交审阅后归档。 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门负责收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 归档范围 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 归档要求 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 档案保密 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。秘密级档案的借阅必须由批准。 不该说的机密，绝对不说。不该问的机密，绝对不问。不该记录的机密，绝对不记录。 不得在公共场所传播与机密有关的事项。不得在不保密的地方存放机密文件。 不得随意向他人提供机密材料。 严格执行查阅规定和各种管理制度。 复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。 档案员调动工作时，应认真办好移交手续。档案的利用 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《》，按权限完成审批程序后，档案管理部门档案管理人员填写《档案借阅登记表》。 报部门经理批准后，方可借阅。 、副总经理、总监、各部门经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 因工作需要，公司其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理《》送核批。 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报处理。 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 不准转借，必须专人专用。 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 档案管理人员职责 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。 要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。 对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向报送档案工作情况统计表。 对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。 档案保管 对接收进档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。 加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。 积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记 加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。 对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过总经理批准，造具清册后