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从秘书身上寻找效率 　　在许多管理者心目中，秘书的工作不外乎接打电话、接待访客、打字、速记与管理档案。固然这些工作都属于秘书的职务范围，但秘书所能履行的与所应履行的工作并不只限于这一点。 　　管理者与秘书是组织内部的小型管理队伍的成员，这两个成员之间必须相互配合，以避免浪费彼此的时间。管理者与秘书之间必须定期 当管理者的时间陷阱及秘书的时间误区经过上述的步骤寻找出来之后，管理者与秘书必须聚在一起分析两个人的时间误区之间的关系，借以了解每一个人如何为对方制造时间陷阱，以及了解将来应采取哪些措施，才能避免为对方制造时间陷阱。 除了采取上述方法探索及回避管理者与秘书之间的时间陷饼之外，管理者应搞好对秘书的甄选及训练工作，以确保秘书成为他管理队伍中的左右手。但是，秘书应具备哪些素质与技能，才能成为管理队伍中的左右手呢？曾两度荣任“全美秘书协会”会长的露丝。加里诺为管理者提供了她的评鉴尺度。 电话的使用本来旨在免除笔写、面谈、开会、甚至在旅途奔波所引起的时间浪费，但电话被普遍使用后却成为浪费时间的重要来源，这是极具讽刺性的一件事。管理者不难发现，有些管理者不但不能支配电话，反而为电话所支配。究其原因不外是：第一、管理者事必躬亲以致来往电话特多；第二、过分讲究客套而不自制；第三、缺乏结束谈话的技巧；第四、担心对外来电话的有选择接听将冒犯来电者。由上面第一个原因所引起的干扰的根本补救