2014行政部事务工作流程图.docVIP

行政事务工作流程图 一、印章管理 1、流程图 2、说明 使用公章到行政部填写《印章使用申请表》； 《印章使用申请表》要有经手人、部门负责人签字； 报总经理批准后，方可为其加盖； 如遇总经理不在，由总经理委托受托人签字有效； 如果工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理； 因工作需要将印章携带外出的，由总经理特批，批准程序如上。 具体参照行政部事务管理规程第一节。 3、使用表格 印章使用登记表 二、档案、公文管理 （一）档案管理 1、归档流程 2、说明 1）档案分类：合同（包括销售和采购合同）、投标书、招标书、相关图纸、通知、文件 2）归档 各部门将所需存档的档案整理成册； 本部门存档及移交行政部存档； 相关人员在《存档登记表》登记。 技术档案归档：由工程部、项目研发部自行建档并报行政部备案。 具体参照行政部事务管理规程第二节第十、十一条。 3、使用表格 存档登记表 （二）公文管理 1、行文流程 2、说明 1）拟稿：由各部门进行拟稿，文稿必须内容清晰、层次分明、观点明确、文字简练、标点符号正确、书写工整，用钢笔书写，严禁用铅笔或油笔； 2）汇稿：文件拟草后，如须汇签的文件，必须先履行汇签手续，汇签人在文稿的汇签处，签署自己的意见； 3）核搞：文件由行政部负责人核搞，内容包括文件质量、内容是否符合规定； 4）签批：报总经理签批后，行政部打印、定稿、核对、盖章和印发。 5）对不同内容的发文建立发文登记簿，含发文的时间、文件名称、收文单位、发出时间和收文回执； 6）具体参照行政部事务管理规程第二节十二、十三条。 3、使用表格 1）发文登记表 2）哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司发文审批单 （三）、收文管理 1、流程图 2、说明 1）收文的范围：上级来文、函件、邮件、传真、信件等； 2）收文的处理：行政部文秘在接到上级来文、信、函、邮件、传真后，要对文件进行分类登记，对有密件开口和国外信函，邮票被撕应拒绝签收，登记的内容包括：来文单位、文件内容、收到时间。 3）具体参照行政部事务管理规程第二节十四条。 3、使用表格 1）哈尔滨日达兴科技实业股份有限公司收文处理单； 2）收文登记表 （四）、受控文件管理 1、流程图 N N N Y Y Y 2、说明 具体参照行政部事务管理规程第二节十五、十六条 3、使用表格 1）受控文件目录 2）文件发放、回收记录 （五）文件/档案查询、借阅管理 1、流程图 2、说明 1）查询文件/档案先由申请人提出申请，并经部门负责人签字同意； 2）由总经理批准行政部方可借阅。 具体参照行政部事务管理规程第二节十一、二十三、二十四条。 3、使用表格 1）档案借阅登记表 2）公文查询登记表 三、会议管理 1、会议管理流程 2、说明 1）由会议主持单位提出要召开会议种类并确定会议议题、时间、地点及列席人员； 2）经总经理批准行政部按会议主持单位要求下发会议通知，接到通知人员要有回执； 3）会议召开要有专人记录，整理会议纪要，会议纪要要有与人员签字； 4）会议纪要下发，行政部备案； 5）具体参照行政部事务管理规程第三节。 3、使用表格 1）会议通知单 2）会议纪要 四、图书资料管理 1、图书管理流程 2、说明 1）公司图书资料由行政部统一保管，需图书资料由所需人提出申请，行政部登记，并由本人签字，方可借阅； 2）图书借出如到期未还由行政部负责催还，直至返回。 3）具体参照行政部事务管理规程第四节。 3、使用表格 图书借阅登记表 五、办公用品管理 （一）办公用品采购管理 1、办公用品采购流程图 2、说明 1）部门提出所需办公用品，到行政部领取物品需求申请单； 2）部门经理在申请单上签字，再由行政部负责人签字，最后经总经理审批； 3）由行政部对总经理批准申请单进行汇总，由行政部统一购买； 4）行政部对采购物品进行验收、入库； 5）具体参照行政部事务管理规程第五节 3、使用表格 1）办公用品需求单 （二）办公用品领用管理 1、流程图 2、说明 1）各部门提出要要领用的办公用品到行政