商务礼仪之-会礼仪.docVIP

商务礼仪之－会议礼仪 ??? 传统会议的定义就是一组八至十二个与会者的桌面式讨论。议题则是事前安排好的，事后须有会议记录。常见的会议种类有三种：简报式会议(The Briefing Meeting)，剧院式座位安排最适当；动脑式会议(The Brain Storming)，圆桌式座位安排最适当；训练式会议(The Training Meeting)，马蹄式座位安排最合适。??? 如果依照会议进行的模式不同，则可以细分为下列七大类型：销售会议、年会、产品发表会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议。企业和单位组织的各种会议并不只是一些人坐下来讨论，开会的目的有多种，如解决问题、推销观念、进度报告、培植训练、脑力激荡、信息整合。因此，会议在行政沟通中，属于平行沟通的一种。平行沟通顾名思义是平起平坐的沟通，所以倚赖的是共识与了解。 ??? 时间安排：下午最佳 ??? 会议通常有3:3:3模式，可以从两个方向来解释这个模式：??? 第一个3:3:3指会议前事情已决定了三分之一，会议中决定三分之一，会议后再决定三分之一；另一个3:3:3指会议中，前面三分之一的时间，用来“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的三分之一时间，叫做“议案讨论”；直到最后三分之一的时间才是“议案表决”时间。因此，会议时间多长、参加人数多少并没有多大的意义。如果希望开会有效率，就要多掌握会议管理的具体方法。??? 一、会议时间下午优于上午??? 会议是一种低效率的管理行为，所以，不要利用上午的黄金时段来做低效率的事。每周一下午及周五下午是管理的黑暗期，最不适合开会或做任何决定。所以，周二、三、四下午都是比较合适的时间。??? 开会时长以六十至九十分钟最恰当，重要会议最好也不要超过九十分钟。??? 二、采用分点而非整点开会??? 时间有递延效果，例如，早上九点开始开到十二点，十点开始也要十二点才能结束。因此，我们若能在九点四十五分开到十一点，或在下午三点半到四点半，那会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。??? 三、会后记录应于72小时内送交与会人员跟催??? 会议记录需经与会人员签字，主席认定内文无误之后再传交与会人员。每件跟催事项都要有专人负责及时限。因为，“时限”代表“实现”。 ??? 四、会议数据及设备需先妥备??? 议程中最好写清楚，主席报告时长，每项议题讨论的时间。这在标准的国际会议里都写进议程，而一般的会议大都很马虎。 ??? 会场布置：与会议类型协调????? 会议因为形式不同，所以会场布置也要根据会议类型搭配调整：??? 日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，这样的形式可展现民主团结的气氛。??? 座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、“回”字型，让与会者感受轻松亲切最重要。??? 中型会议的会场布置成“M”字型、扇面型，可以打造正规严肃的感觉。??? 大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式最佳，以便来宾任意走动，相互寒暄，交换信息。??? 大型会议一般在剧院型会场或礼堂召开，因为人数众多，为适当控制议程进行，形式也就比较固定。 ??? 会场礼仪：相互尊重????? 会场上，常有一些不合礼仪的事情发生，如：??? 发言离题? 每个人的表达能力好坏不一，但是要针对议题发言。与议题无关的事情，不要花费过多时间说明，以免引起其他与会者反感。??? 交头接耳? 在会议进行中，无视其他与会者存在，自顾自地交头接耳，不但产生噪音，而且显得非常无礼。??? 心有旁骛? 会议开始后，不要一边开会一边处理其他事务，造成议事效率低下。??? 发生争论? 发表言论应做善意表达，对事不对人，不可指名道姓，言词犀利地批评他人。如果发生争执，也应适可而止，顾全大局，不可扩大事端。??? 垄断会议? 有些人发言次数过多，或针对某项议题结党操作，垄断会议，使得会议无法有效发挥功能。这实在是无法令人欣赏的失礼行为。??? 急于离席? 与会者有时因为时间压力，或有其他待办事项需要处理，因此急着离开。这会影响发言人的情绪，降低与会者对会议的投入程度。??? 服装不整? “人要衣装、佛要金装”，会场是展现个人涵养的绝佳场合，与会者应该替自己塑造良好正面形象，先从服装整齐，仪容端正做起。??? 毫无准备? 收到会议通知后即开始准备相关资料，不可抱着草率心态，毫无准备，一问三不知是最失礼的会议表现。??? 迟到缺席? 出席会议最好按时到达，尤其e化企业分秒必争，延误一秒钟都可能与商机擦身而过，因此，最好利用“会议管理规定”，明确制定处罚条例，严格执行，以纠正与会者迟到的失礼行为。???