HRA001关酒店内部行文规定的事宜.docVIP

酒店LOGO 备忘录 M E M O 日期 Date: 2012年6月1日 致 To : 总经理-XXX先生 抄 报 Report: XXX小姐 由 From : 人力资源总监-XXX先生 编号 №.: HR-A-001 事宜 Subject : 关于酒店行文规定的事宜 抄 送 Copy to: 各部门总监/经理 为了规范化、标准化酒店的工作程序，现启用酒店统一的行文格式，请各部门周知执行。 一、行文程序及规则 1、酒店行文分上行文、下行文及平级行文三种，须注意用词及礼节。 2、以酒店名义的行文，先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿后由总经理签发。 3、文件签发时均由总经理办公室统一编发文号。 4、酒店内部行文一律以备忘录形式（编号附后）先由部门承办人拟稿，经部门经理审阅后发送。 5、酒店各部门在本部门职责范围内可以互相行文，也可以向下属部门行文，对下属部门的重要行文就同时抄送有关部门。 6、部门之间对有关问题存有不同意见时应先协商一致，然后由职责归属部门行文。 7、各级部门一般不得越级请示，因特殊情况非越级请示时，应当抄送被越过的上级部门。 8、备忘录（memo）打印稿和由领导签发的原稿由各部门、室秘书收集、归档备查，备忘录编号由各部、室自行决定起用日期。 二、文件内容质量标准 1、符合国家法律、法规和上级单位及本酒店的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出新的政策性措施或超越现行规定范围内的，应当加以说明。 2、情况属实、观点明确，表述正确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力求简短。 3、用字用词准确、规范，标点妥帖，字迹清楚，办公自动化的单位应用电脑打印成文。使用简称应当前后一致，一般先用全称，加以注明后再使用简称。 4、人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应当使用阿拉伯数码。 5、引文准确无误，删节得当，必要时注明出处，引用公文应当列出标题，并在标题之后用括号标明发文字号。 6、根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。 7、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”、第四层为“（1）”，无三级以上时可直接使用第二极“1”。 8、使用国家法定计量单位。 9、一些政策性强，涉及面广的重要公文在草拟中，应广泛征求各方面意见，组织有关部门和专家进行论证。 三、行文格式 图例： 酒店LOGO 备忘录 M E M O 日期 Date: 2012年6月1日 致 To : 总经理-XXX先生 抄 报 Report: XXX小姐 由 From : 人力资源总监-XXX先生 编号 №.: HR-A-001 事宜 Subject : 关于酒店行文规定的事宜 抄 送 Copy to: 各部门总监/经理 正文 … 阅后意见Approval Opinion 批准：— （备注）报批文件须上级签署意见；平行文下行文可省略。 四、行文格式说明 1、题头 致送：标明收件人姓名及职务。 发出：标明签发人姓名及职务。 日期：文件签发日期，按年、月、日顺序。 事宜：文件主题。 2、文件编号索引 例：HR-A-001 HR 部门简写 A 文件类型 001 文件编号由001开始，每年伊始。 部门简写 行政办公室——EO 房务部——RS 餐饮部——FB 人力资源部——HR 康乐部——RD 财务部——FD 市场营销部——SM 保安部——SD 工程部——ED 文件类型、级别 A——各种有关酒店经营管理之内部文件、资料，如管理合同、外聘档案、各类合同签约、财务报告、客户档案、经营决策、方针、重大管理制度、人事档案、行政会议记录、岗位操作规程、酒店规章制度、培训计划等。A类文件属保密文件。 B——各上级部门对下属部门的指示、批文和下属部门向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级部门询问的报告、酒店日常营业报表、餐饮菜谱档案、工程设备技术资料等。 C——各种公告、通告、通知及各部门之间的答询，如接待通知单等。C类文件属酒店一般性文件。 3、文件规格 文件用纸均采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），页边距一般（上下2.5厘米，左右2.5厘米）左侧装订。 4、字体规格 备忘录MEMO