济胜知识体系0-05 初始化-往来单位栏目理解与应用.docVIP

初始化-往来单位栏目理解与应用 尽管在前面的讲座中已陆陆续续讲到往来单位各列的具体应用了，但总体来看还缺乏系统性。为了大家能更好地发展软件各项功能，本讲再专门介绍一下往来单位各列的含义及应用。 说明：如果发现下面描述有些栏目不存在，一是有可能与你的系统设置有关，二是可以通过往来单位窗体的『设置』按钮下的『定义往来栏目』项来调整。 往来单位 用于记录往来单位的简称。在制作业务和报表查询中，选择“往来单位”都采用“往来单位”列来指定。 说明：此列不能为空，并且必须唯一。 往来单位全称 这个栏目用于记录往来单位的全称，往往就是该单位工商注册的全称，用于记录开发票的抬头信息等。 说明：此列不能为空。 在输入往来单位资料时，如果只想输入“往来单位”，而“公司全称”不想单独编辑，可以设置成自动与往来单位列相等，此时我们可以通过“系统特征设置”窗体的“在往来单位信息中往来单位和公司名称一致”项打钩。如下图所示。 此时在编辑往来单位列时，往来单位全称也就会自动填入了。如下图所示。 名称输入码 根据“往来单位”或“往来单位全称”自动生成，默认是“往来单位”拼音字头组合。由于计算机不能自动识别多音字，生成的名称输入码也许得人工修改。 在“系统特征设置”窗体，可以指定名称输入码由“往来单位”列产生还是由“往来单位全称”列产生。如下图所示。 如果此项不打钩，输入码就以“往来单位”列产生，如果打钩就以“公司名称（往来单位全称）”列产生。一般都是由“往来单位”列产生输入码，但如果往来单位自动编码的话，也会指定成从“公司名称”产生输入码。 类别 用于指定该往来单位属于哪一类别。有“供应商、客户、客户及供应商、送货单位、安装单位、送货安装单位”等； 哪个操作员可以查看哪种类别，可以通过“操作员管理”窗体进行设置。如下图所示。 如果相应的类别不打勾的话，相应操作员就不能查看、操作相应类别的往来单位了。 类型 提供了往来单位另外一个角度的分类，操作员可以指定操作不同的“类型”的往来单位，如下图所示。 通过类型，可以有效地控制不同业务员操作不同客户的要求。 所属地区 用于记录该往来单位所属的地区。当往来单位指定地区后，在业务操作中指定往来单位时，会自动记录到该业务的地区，以便在查询、分析、统计业务时，可按地区进行。如下图所示。 联系电话 用于记录往来单位的联系电话。本软件为了简化管理，将所有的联系电话都统一记录到“联系电话”列，而该栏目也设成比较宽，可以输入多个电话。并且可以输入括号、汉字等备注内容。 短信号码、短信称谓 由于电话号码内容比较随意，但发送短信必须有准确的电话号码。所以《济胜商务》专门设置了一列“短信号码”，用于记录向该单位发送短信时，是发给哪个号码。而“短信称谓”就是为表示向该单位发送短信时，使用什么称谓。有了短信称谓，使《济胜商务》可以方便地发送个性化短信。 说明：在“发送短信”窗体，我们可以向往来单位成批发送短信，但在添加往来单位时，如果该往来单位的短信号码为空，就不会自动添加到发送对象。如下图所示。 联系人 用于记录该往来单位的联系人。 说明：《济胜商务》目前一个往来单位还只提供一个联系人的管理，并且联系人相关的信息也比较少。 地址、邮政编码、税号、开户行、账号、网址、E-Mail 以上各列用于记录往来单位相关信息，可根据需要录入。 经手人 用于标识该客户是由自己公司的哪位“业务员”跟踪、管理的，如果往来单位指定了相应的经手人，在业务窗体指定该往来单位时，“经手人”会自动显示成这里指定的业务员。 说明：目前《济胜商务》在统计部门业绩时，也是按往来单位（经手人）-业务单据的经手人（员工）-经手人所有部门（员工部门）来统计的。 期末应收、期末应付、期末预收、期末预付、期末余额 这几列用于记录各主营业务与该往来单位所发生的余额。这几项的值会随着该往来单位各项业务的进行而自动更新。期末余额=期末应收+期末预付-期末应付-期末预收。当发现这几项余额不对时，在开帐的情况下，可以通过『功能』按钮下的相关项进行调整。 允许欠款否、最多欠款 用于指定该客户是否允许欠款以及最多欠款。当指定为不能欠款时，在销售保存如果单据欠款，就不能保存。在『查询与报表』主菜单『报警』菜单项中的『超额应收款』查询就是根据此值来判断。 付款期限 用于指定该往来单位默认的允许欠款天数。如果这里指定后，在销售窗体指定相应往来单位时，会自动显示欠款期限。 期末其他应收、期末其他应付 由“其他应收”和“其他应付”二种业务所产生的余额。 说明：为了区别主营业务，其它应收、其它应付没有反应在往来单位的“期末余额”中。 起始日期 用于记录该往来单位登记的时间，可用于分析各个时