23章整合的文管理.docx

23章集成文档管理广东－l21(191433230)Mail：191433230@信息管理已成为一个主要的公司发展战略因素，高效并且安全的让员工获得需要的信息是很重要的。文档管理提供了一种方法为企业管理各种形式的信息。文档管理的目标包括便易的归档，访问，参考，智能分类，发布以及内容管理。涉及到企业所有的文档例如工作流程表，会议报告，从客户和供应商获得的资料，发送给客户的资料，传真，销售报告，产品数据表等本章节学习需要你新建一个账套，包含销售模块，文档模块以及相关依赖模块23.1 良好文档管理的重要性全球化意味着工作场所将更加的地理分散。这意味着分散在各地的员工比以往更加需要通过文档来交流和协同工作。你会看到即使在同一个办公室的员工都会因为不能容易地获得所需要的文档而出现沟通问题。一些摆放在财务办公室的文档，一些纸质的文档，还有一些电子档（实际上让所有人轻易得到）。如果文档的存储和索引组织的不好，那么爆炸性的文档增长对公司来说毫无益处，因为几乎很难找到你需要的文件差劲的文档管理将会浪费大量的时间，这个你可以扪心自问自己曾找过如下文档：1 一份已经发送给采购经理的供应商目录2一份几个月前签定的合同3针对特定客户的最终条款4雇佣新员工所需要的文件5一份客户曾经发送给你的销售人员的订单，刚好这位相关的销售人员在渡假中，而你之前没收到这份文件6质量手册上的某个应错处理流程7和某个供应商关于一份合约的所有沟通记录比浪费时间更糟糕的是，差劲的文档管理影响的你的公司和你公司所有提供的服务，正如：1部分文件不按标准格式2销售人员制作报价单时各自为营3文档的修改不能反馈给其他员工4版本管理混乱甚至没有版本管理 所以一个整合的文档管理系统是企业日常管理的有力的工具，有了它，你能更容易做到：1能及时接手同事的工作当该同事在渡假时，并反馈给客户2只需点击几下鼠标就能获得公司标准格式的文件，例如订单，报价单，合同，客户发货，合同，传真和信件模板3当面对一个你不知如何处理的任务时，你能容易获得这个工作任务的处理流程文档，例如雇佣新员工，组织会议，如何做会议记录等4当遇到类似问题时，能够很容易重用同事的先前工作成果5很很快就找到一个客户和供应商的所有订单并回答他们的问题，或则继续讨论初始合同中那些在你公司不可行的条款6把你的工作方法写进文档，让其他员工能迅速从中或益从以上例子你可以看到文档管理的重要性，甚至可以提高生效效率和员工的工作效率23.2 传统的文档管理解决方案面对文档管理的需求，企业寻找各种文档管理方案，从简单的邮件归档到复杂的电子管理系统 非常不幸的是，这些解决方案基本上不起作用，因为它们没有跟企业现有的管理系统整合起来，大部分的方案都遇到员工的抗拒（往往只是部分员工接受，而不是所有）主要原因是这些文档管理系统不是整合的，增加了员工的工作量，举个例子，销售人员为了保存一份订单到文档管理系统，他不得不做以下的工作1接受并阅读客户的邮件2 保存的邮件和附件到桌面3 登录到erp并确认订单4登录到文件管理系统5找一个地方存储该文件6如何该客户文件夹不存在，还需要创建对应的文件夹7从桌面copy该文件到相应的客户文件夹很明显，一个简单的订单确认需要这么多的操作，从而你可以想象到为什么这么企业无法使用它们的文档管理系统即使付出成本前购买安装它：Tip: 免费的文档管理系统又很多免费的文档管理系统，比较常见的是：Alfresco: Quotero: 保持公司的管理系统和文件管理系统的数据同步是一件困难的事情，例如当一个客户的地址改变了，员工需要在管理系统修改，但是常常忘记了在文件系统也一同修改更甚的是，一开始连个系统有着相当的存储结构，几个月后，你会发现，在文档管理系统里面的资料和管理系统的文档完全对不上。例如，你怎么知道那里存储那些很少用到的文件呢如员工的汽车租赁文件？同样地，文件管理系统是非常复杂的，因为它们要管理用户的权限（和管理系统一样的权限）这就意味这It同事需要重复配置输入两次相同的权限资料你将会看到openerp的如果整合文件管理系统和企业的主信息系统，加上outllook和thunderbird等插件来解决上面遇到的问题23.3 open erp解决方案Openerp的文档管理是独特，完全创新的，它完全和企业管理系统整合在一起从而解决了很多单独使用文档管理系统时遇到的问题：登录和进入文档的权限是和openerp整合在一起，能很好地控制不同类型的文件的访问权限快速的访问文档，可以通过你的邮件客户端或则erp系统直接进入文件管理系统两个系统文档同步文档分类是由openerp系统自动完成，所以两个系统的结构是同步的高效率的分类和索引openerp生成的文档 23.3.1 开始使用 这小节开始从安装到使用ftp登录的高级使用安装 要安装opene