2015档案检索及其工作内容.pptVIP

（1）逻辑与关系（AND） 表示两个词之间的重合关系，即必须同时满足这两个检索条件，一般用符号“*”或“?”表示。如“女性*医生”表示检索有关女医生方面的档案。逻辑与关系是一种限定关系，这种关系用得越多，表示限定条件越严格，因此在一般情况下使用逻辑与关系有利于提高检准率。 （2）逻辑或关系（OR） 表示两个词之间的任选关系，即满足其中之一的检索条件即可，一般用符号“+”表示。如“教师+医生”表示检索有关教师或医生方面的档案。逻辑或关系为检索提供了选择的可能，这种关系使用越多，表示选择的范围越大，因此在一般情况下使用逻辑或关系有利于提高检全率。 （3）逻辑非关系（NOT） 表示否定关系，即检索目标不包括这方面的内容，一般用符号“——”表示。如 干部——共产党员 表示检索有关非党员干部的档案。逻辑非关系用排除法控制检索结果，有利于提高检准率。 * 一、档案检索及其工作内容 档案检索是指对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作。它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。 档案信息存储工作的内容有： （1）著录标引。 （2）编制检索工具。 项目7 档案检索 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 二、档案著录 1、档案著录含义 是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。 表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 段落符号条目著录格式如下： ? 分类号 档 号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者+附件．—稿本：文种．—密级：保管期限． —时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 提要 主题词或关键词 ? 电子档案号 档案馆（室）代号 缩微号 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 例样: 著录卡片 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 课堂练习： 文件名称：关于印发《档案馆开放档案暂行办法》的通知 文件内容：经请示内容国务院，现将《档案馆开放政策档案的办法》发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。 有关数据： 分类号：A-236 档号：2-1-3-3 文号：国档发（1986）2号； 保管期限：长期 文本：正本 发文日期：1986年2月7日 附件：《档案馆开放档案暂行办法》 规格：16开，3页 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 三、检索工具 机关单位主要的检索工具主要包括： 1、卷内文件目录：以案卷内的文件为单位，依次登记造册的目录。 2、案卷目录；以案卷为单位依次登记造册的目录。 3、全引目录：案卷目录+卷内文件目录。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 填写目录主要需要注意的栏目为： 1、文件题名：要能反映文件的内容，否则应当重新拟写。如，有的工作总结是口号式的标题，有的文件因为内容