会议议程与活动设计.docVIP

第五章 會議議程與活動設計 議程項目 （一）學術性會議議程 1.論文發表 2.專題演講 （二）展覽活動規劃 （三）社交活動規劃 1.社交節目種類 2.預算與收費 3.交通安排 4.服裝建議 二、影響議程因素 配合團體的需求 對與會者真正有益的需求 提供綜合性經驗 根據會員以前的經驗 會議時間之長短 統合多個團體的建議 身體及心理較有警覺性時段上午9：30－12：00下午2：00－5：00 身體的忍耐與注意幅度的時限（一般不超過1小時50分至2小時） 三、議程架構 1列出目標項目 2.採用會議之方式：一般會議方式或是小組會議方式 3.決定最佳會議日期和時間 4.決定達到會議目的最佳表現格式 5.決定需要的資源（演說人、訓練講師、分組領導人） 6.訂出最有效的心理時間、體能長度的會期 7.保留休閒聯誼（Networking）時間 四、議程準備建議 1.問卷調查 2.提供不同的會議方式 3.時間安排 4.提供演講人溝通建議 5.盡量提供實用及多方面之交流 6.評估每場預期人數 7.彈性規劃 五、擬定會議形式發展的步驟 1. 決定到達及離開的時間 保留一些抵達後的自由時間 完美的註冊報到手續 提供一個非正式的第一場活動 早、午餐時間的安排 上午茶點的安排及休息空間、處所、便利性 注意洗手間的使用及流通 移動時間 黃昏節目、運動休閒活動 精彩節目安排為壓軸 作業人員的調度與配合 確定陸上交通的安排 編列工作號碼 利用電腦管理議程 六、議程範例 一日議程例：（One day meeting agenda planning） ○○○○○○○○○○○ 2003/5/9 Number Time Activity Location 1 8：30 a.m. Registration Lobby 2 9：00 a.m. Opening/Welcome Ball Room 3 9：30 a.m. General Session Ball Room 4 10：30 a.m. Break Lobby 5 10：50 a.m. Concurrent Sessions See Figure 1-2 6 11：50 a.m. Lunch Rose 7 1：00 p.m. General Session Ball Room 8 2：00 p.m. Workshops See Figure 1-3 9 3：00 p.m. Break Lobby 10 3：30 p.m. Workshops See Figure 1-4 11 4：00 p.m. General Session Ball Room 12 5：00 p.m. Closing Ball room Activity No. 5 Figure 1-2 Time：10：50 a.m. Concurrent Sessions Planning Sheet Number Title Presenter Location 5.1 5.2 5.3 Activity No. 8 Figure 1-3 Time：2：00 p.m. Workshop Sessions Planning Sheet Number Topic Leader Location 8.1 8.2 8.3