01办公室主任务说明书.docVIP

办公室主任职务说明书 岗位名称 办公室主任 所在部门 行政人力资源部 直接上级 人力资源总监 工资等级 直接下级 后勤经理、行政专员、法务专员、 网络管理员、保洁、食堂、司机、保安 所辖人员 21 个 本职： 负责后勤支持工作、为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司的企业文化建设。 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实人力资源总监和总经理办公会的决议。 工作 任务 负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划 负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。 通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。 协助总经理的工作，提供决策支持。 职 责 二 职责表述：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。 工作 任务 负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。 负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性 职 责 三 职责表述：负责公司形象推广、公关活动 工作 任务 负责公司形象设计和推广实施。 负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。 负责组织并协调公司的公关危机处理。 负责公司网站的建设与更新。 职 责 四 职责表述：公司企业文化建设 工作 任务 负责组织公司内部员工活动。 建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。 组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。 职 责 五 职责表述：统筹管理公司后勤服务工作 工作 任务 负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作 负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态 负责办理公司办公用品的采购、发放和管理 负责对固定资产的采购与管理工作 负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅 负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级 负责公司网站平台的筹划和建设 负责公司合同审计和一般法律事务处理 负责公司内的复印、传真、打印等工作 负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度 职 责 六 职责表述：部门内部管理工作 工作 任务 制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施 负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训 负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 负责控制部门预算，降低部门管理费用 职责七 职责表述：完成人力资源总监交办的其他任务 权力： 对董事长、人力资源总监和总经理办公会议执行情况的监督权 调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权 对出差事务的审核权 印章使用的审核权 对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权 对各部门的安全隐患有限期整改权 权限内的财务审批权 有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权 对所属下级的工作有监督、检查权 对所属下级的工作争议有裁决权 工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门，总监，总经理、董事长 外部协调关系 办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等 任职资格： 教育水平 大学专科以上 专业 企业管理或相关专业 培训经历 行政管理培训、企业文化培训 经验 5年以上工作经验，3年以上管理经验，1年以上部门管理经验 知识 掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法 技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 个人素质 领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力 其它： 使用工具/设备 计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet网络） 工作环境 办公场所 工作时间特征 正常工作时间，根据需要加班 所需记录文档 通知、简报、汇报文件或报告、总结等 考核指标： 公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况 费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率 部门合作满意度 领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能 备注 The rectification measures: (LED Leadership: Luo Mingjun, rectification time: before Septem