云南中医学院药学院团委学生会办公室制度.docVIP

药 学 院 团 委 学 生 会 办 公 室 制 度 办公室制 二O一一年十月二十六 2011年~2012年度办公室制度 为加强对学生会的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立学生会良好形象，加强各部门之间的协调与合作，确保学生会工作、活动的顺利进行，特制定本制度: 一、办公室管理制度 （1）办公室用品管理 a）办公室内物品不得随意移动，使用完毕，各物品应放回原处。桌椅要摆放整齐，不准乱堆乱放，不得存放私人用品。 b) 药学院学生会各部门如有向办公室借办公用品的需要时，必须提前一天向办公室申请，所借物品需在办公室登记并签名；所借办公室用品如有损坏丢失必须及时报告办公室。 c) 如有非学生会人员借用物品，必须先报办公室，经办公室主任同意后，进行登记并要求限期后方可借出；如有损坏或丢失，借用人须照价赔偿。 d) 办公室内书刊以及其他相关物品为学生会财产，任何集体或个人不得私自挪为他用或带出室外。若需要借出财务时因联系办公室，并做好相关登记。 e）爱护办公室内公物及所有财产，值班人员负责管理。弄脏及损坏公物者视情节给予相应的处罚和赔偿并在办公室登记。 f) 增置物品时需向办公室负责人上报，汇总后统一购买。 （2）办公室使用规则 a) 学生会办公室用于学生会日常工作，各部门要使用办公室，其负责人应向办公室提出申请，办公室再依据实际情况进行调配。 除学生会例会外，要借用办公室必须经过老师或学生会办公室批准，借用人方可使用。使用办公室时，必须爱惜办公室内的财产，如有损坏，必须立即报告学生会办公室。 每次活动领取办公室物品时必须有负责人详细填写借出清单，并签名。活动完毕归还物品时必须及时清点物品并由办公室确认，如有损坏须如实报告。如有非学生会人员借用物品，必须先报办公室，经办公室同意后，进行登记并要求限期后方可借出。如有损坏或丢失，借用人须照价赔偿。 d) 自觉维护办公室内卫生环境，使用办公室后要将物品整理好，将地面打扫干净。离开时，必须将门锁好。 (3)办公室文件资料管理 1、办公室人员存档时，要做好记录，分类存档。档案袋和档案记录薄上均要写清楚档案的存档时间、内容、页数以及存档人。 2、办公室人员应按照学生会各部门的文件袋上注明的材料名称进行分类立卷，并且用专门的登记薄记录文件的问题特征、时间特征、部门特征，以方便查找和管理。 3、未经书记、主席、办公室主任的同意，任何人不得以私人借口调用档案。调档时，办公室人员须在场做好记录，注明调档人员姓名及调档时间。 4、办公室内文件资料需要定期进行整理核查。 (4)财务管理 1、学生会内部经费由办公室主任保管，如有经费支出，须凭收据进行报销，并由办公室主任进行登记。 2、学生会办公室应每月进行账目的整理与汇总，并向主席汇报。 考勤制度及值班制度 招新结束后第一周由办公室制定值班表，并通知各部门，并于第二周按值班表开始值班。值班人员应严格按值班制度、考勤制度规范自己，严格按照办公室使用规则使用办公室。 值班人员须至少提前5分钟来到岗位，并在值班登记表上进行签到。 值班人员值班人员应严格按照值班表值班不得无故缺席、迟到或早退，严格遵守办公室值班制度，若有特殊情况须先向办公室请假。 办公室值班人员因事不能值班时，必须履行书面请假手续，如遇特殊情况未能事先书面请假的，须先打电话口头请假，事后补写假条，但事后请假无效。 写了假条，须由老师或办公室批准。若未经批准就擅自离开的，按缺到处理。 在办公室期间因事离开的，需在替代班人员到来确保值班的正常进行后方可离开，私自翘班将对其进行相应处罚。 进入办公室值班必须注意仪表，着装整齐，不穿拖鞋、背心值班。在值班时间不得私自翻看档案，在值班期间不准使用电脑聊天或玩游戏，应认真对待工作，严守办公室机密。 爱护办公室公物，妥善保管办公用品、文档等。禁止乱挪乱用办公室用品。 耐心接待来访人员并使用礼貌用语或记录各部门及广大同学通过各种形式反映上来的意见和建议时，要认真填写值班记录；若有急需解决的问题，值班人员应立即与有关人员和相应部门联系。 值班后若办公室无人，需关好门窗方可离开。 办公室制 2011年10月26日