第四章 报表处理子系统.docVIP

第四章 报表处理子系统 ? ? ? 重点掌握： 　　　一、 报表系统的基本概念 　　（1）报表结构的基本要素是： 标题、表头、表体、表尾内容。 　　（2）报表文件与报表 　　报表 ：又叫表页，它由若干行和列组成，也叫二维表。在二维表中，确定一个数据的位置的要素为： 行、列 。 　　报表文件：是报表系统中存储数据的基本单位，它以文件的形式保存在磁介质，报表系统中的打开、关闭保存等命令都是根据报表名字进行处理的。每个报表文件都有一个名字，名字的结构是：名称.扩展名。若将多个结构相同的二维表叠在一起则称为三维表，所以我们可以称报表文件为三维表。 　　（3）报表单元 　　单元： 在报表中由行和列确定的方格即为单元。 　　单元区域：由一组单元组成自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。 　　组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成的区域，这些单元必须是同一种单元类型。 　　单元内容：可以是数值型数据、字符型数据、公式和关键字。 　　关键字：就是在对三维电子表进行操作时，在多个表页间起到对表页进行定位、辨识作用的一类特殊标志。在 UFO 系统中设立的关键字主要有：单位编号、单位名称、年份、季度、月份、日等。 　　报表格式：包括：表样格式、单元类型、单元格式、公式。 　　报表类型：可分为：固定表和可变表。 固定表 是指不随经济业务或统计数量的变动而改变其固有格式的报表，如资产负债表、损益表。 　　可变表：是指需要根据业务统计与管理的需要随时改变报表大小或格式的报表。 　　报表设计的两种状态 ：格式状态和数据状态。在报表格式设计状态下，可以改报表格式，不可改报表数据，在报表数据处理状态下，可以改报表数据不可改报表格式。 报表系统的功能结构： ? 　　二、 报表系统报表编制流程 　　分为三个大的步骤 ： 报表的格式设置、报表的数据处理、 报表的打印输出。 　　三、报表系统的主要功能包括：① 文件管理功能； ② 格式管理功能； ③ 报表数据处理； ④ 图表功能； ⑤ 打印输出功能； ⑥ 其他功能。 　　四、 格式管理功能包括：报表格式设计功能、报表编辑功能、报表公式定义功能。 　　五、 报表格式设计的主要内容有： 设置报表尺寸、表标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目、画表格线、设置单元属性、单元风格。 　　报表格式设计方式有：非直观状态定义报表格式、直观状态定义报表格式。 　　直观定义报表格式步骤：创建新报表文件——定义报表标题——输入报表日期和编制单位——输入表头行——输入表体中的固定栏目——画表格线——设置单元格式——保存报表文件。 　　六、 报表数据获取的方法有 ： 　　①通过手工直接输入一些最基本的、最原始的数据。 　　②通过建立单元公式自动计算来获取报表内小计、合计等数据。 　　③通过建立表与表之间数据连接公式来获取其他表中的数据。 　　④通过建立帐中取数函数自动从帐簿中提取数据。 　　* 建立获取数据公式主要有： 　　①建立表页的计算公式；②建立从帐务系统中获取数据的公式；③建立表之间获取数据公式； ④建立不同报表文件之间获取数据的公式。 　　* 提取帐务系统数据的意义 ：将会计帐簿中的有关数据直接通过单元公式提取到相关的看见报表中，给报表的编制带来极大的方便，既避免了数据的失真，又节约了时间，提高了效率。 　　* 帐务函数的作用： 帐务函数架起了报表系统和帐务处理系统之间数据传递的桥梁。帐务函数的使用可以实现帐表一体化，利用帐务函数定义单元连接公式，每期的会计报表无需过多的操作，系统就自动地将帐务系统的会计数据传递到会计报表中。 　　七、报表数据的录入与报表生成 　　报表格式设计好以后，便可以在报表中输入关键字的值等基本数据，报表系统则会根据报表公式进行加工计算，生成包含格式和数据的报表。 　　对于只含有表内单元公式的报表，当输入基本数据后，报表软件根据单元公式自动计算出相应的单元中而生成包含格式和数据的报表。 　　对于包含帐务函数会计报表的生成，报表格式及计算公式只要一次性定义好后，报表编制是一个计算机自动处理的过程，它可以重复运行，可以多次用来编制不同时期的报表。 　　八、 数据处理功能包括： 　　1．录入和修改基本数据 　　2．报表数据的审核功能 （财务人员将报表数据之间的勾稽关系以审核公式表示出来，计算机将按公定义的勾稽关系自动对报表进行审核） 　　3．舍位平衡功能 （财务人员定义好舍位平衡公式并明确舍几位，计算机便可以自动地计算并完成舍位和平衡处理） 　　4.数据透视分析功能 （把多张表页相同位置的数据显示在一个平面上以便进行分类对比分析） 　　5.报表排序功能与查找功能 　　6.图形分析功能 （计算机根据财