前台文员岗位工作流程修改)20131030.docVIP

前台文员岗位工作流程 一、对外接待、接听来访电话，并负责招聘面试人员的接待 2 二、公司每月各项报表收集汇总及提交 3 三、负责公司各类信息的发送以及各类文件表格的收集、存放及归档等工作 4 四、公司车辆管理及员工外出监督 5 五、会议室管理以及协助做好会务安排 6 六、订制员工生日蛋糕、订购车票、打字、复印及传真等日常行政工作 6 七、及时更新公司通讯录，并发送相关人员 7 八、制作每月店面获奖物品名单，每月行政月度费用的提交 7 九、完成部门内部会议的书面记录、整理 8 十、公司办公环境维护 、负责公司废旧物品的变卖 8 十一、完成上级交办的各项工作 9 对外接待、接听来访电话，并负责招聘面试人员的接待 对外接待 公司来访客户的日常接待流程： 客户上门—引导接待入座（询问来源）—倒水—安排相关人员接待 治疗客人来访流程： 问明来访缘由—如等人，可引导接待入座—倒水—拿杂志 推销人员来访流程： 推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人—倒水、沏茶—留下产品资料及名片—转交至采购部或行政 面试人员接待流程： 热情接待—安排入座—倒水—发公司宣传册及面试申请表及测试题—指引面试人员填写—收取面试申请表及测试题—批改测试题—提交招聘负责人 接听电话： 听到铃响，至少在第三声内接听；接听电话时使用普通话，接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，富隆投资管理中心，我是XX，请问有什么可以帮您”。对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断对方的需求。 咨询业务 留下对方电话号码，由专业人员进行回复，网络部、企划部或运营部。 推销产品 与公司关联的业务则转接相关部门相关人员，无关联业务，则直接礼貌回拒，告知对方我们没有这方面的需求，请联系其他公司。 找人 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人员或部门；如为不明电话则快速结束电话。 留言 记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如有重要事情第一时间电话通知到相关人员。 其他 熟记各部门电话分机及店面电话；不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。 二、公司每月各项报表收集汇总及提交 每月收发报表统计表 日期 报表名称 发送部门 上交人员 上交时间 1日 第3个10天报表 行政部 各店店长 1日18:00前 各店店长Excel数字工作总结 各店店长 1日18:00前 各部门负责人月总结计划 总经办 各部门负责人 1日18:00前 2日 每月考勤 行政部 各店店长 2日18:00前 3日 全体员工每月工作总结和计划（完整版） 各店店长/ 部门负责人 3日18:00前 10日 好点子好案例 各店店长/ 部门负责人 10日18:00前 11日 第1个10天报表 各店店长 11日18:00前 15日 读书笔记 各店店长/ 部门负责人 15日18:00前 21日 第2个10天报表 各店店长 21日18:00前 报表收发流程图： 三、负责公司各类信息的发送以及各类文件表格的收集、存放及归档等工作 各类信息的发送 频率 信息来源 名称 通知对象 每天 运营总监 富隆快讯 全员 每天 网络部编辑 好案例分享 全员 1日、11日、21日 总经办助理 富隆战报 全员 1日、11日、21日 网络部编辑 网络部统计 全员 不定期 行政部 富隆通知 不定 员工生日 行政部 生日祝福 全员 员工转正 人力资源部 转正信息 全员 注：需检查各类通知的内容，确保及时准确的将各类信息发送给指定人员。 各类文件表格的收集、存放及归档等工作 红头文件的上传以及存档 前台文员需将人力资源部、行政部、总经办发来的红头文件，调整为统一格式，并检查文件中是否有错别字等问题，检查无误后，上传至群共享，并编辑短信通知下发全员。 将上传过的红头文件打印并由总经理签字审核之后，分人字、行字、总字归类存档。 应聘相关表格以及宣传册的装订、发放。 内训会等活动签到表格的收集。 各类报销单、快递单的储存。 常用行政类表格的储存。 四、公司车辆管理及员工外出监督 公司车辆管理 出车流程： 外出用车人员需提前告知前台文员，并填写出车单后统一派车。 各项费用管理 负责车辆油卡、洗车费、停车费、过桥费的监控和管理。 违章的查询 每月末负责查询公司车辆是否有违章记录，并督促行政司机尽快消除违章。 查询网址：/ 车牌号：陕A850DL 发动机号：D3009639 车辆的不定期检查 根据《车辆日常情况点检表》对公司车辆进行不定期检查，并督促行政司机改善车辆卫生等情况的不完善之处。 员工资料录入、外出监督