2014会务系统.docVIP

前言 随着公司发展的越来越快，全国合作伙伴越来越多，要求公司的会务工作必须要高度的统一、规范，以及会务人才的梯队系统培养，这已经成为会务大势所趋必须马上要做的事情，经公司会务人员的共同努力、讨论后，将公司长期以来的一些经验、感悟、想法等汇编成一套比较完善的会务系统，具有系统性、规范性、操作性、实用性等特点，这套会务系统会随着公司的逐渐壮大而逐渐完善，建议可将此套系统作为公司会务的培训教材。 会务之团队文化 团队地位：维和大军中的一支召之既来、来之能战、战之能胜的特别铁军 团队信念：没有完美的个人、只有完美的团队 团队纪律：铁的纪律、严的行为、力的执行 团队使命: 坚决圆满完成各项会务工作 团队要求：合理的要求是训练，不合理的要求是磨练 团队精神：我是一块砖，哪里需要哪里搬 团队作风：认真、合作、坚守承诺 团队荣誉：自豪、自信、光荣、收获、成长 工作态度：对工作结果——负责；对工作过程——负责 行为标准：完美是及格的唯一标准 会务组织架构图 会务总指挥岗位职责 一、负责保障公司每场会议的顺利进行及圆满结束； 二、负责协助、监督各分公司每场会议的会务工作及会务品质； 三、负责协调各分公司会务组及各相关部门的工作关系； 四、负责传达并协助上级领导的指示和工作给各分公司及会务组； 五、负责建立简单、高效、完善合理的会务系统； 六、负责协助、监督主持人的工作； 七、负责公司会务文化建设及宣导； 财务指挥岗位职责 一、负责公司会务活动的组织安排； 二、负责收集、制定会议的财务预、结算； 三、负责每次会议的各款项支付； 四、负责协调各分公司会务组及各相关部门的工作关系； 五、负责协助总指挥的工作； 物资指挥岗位职责 一、负责与会务组进行会务物资的接洽工作； 二、各会务小组必须在会务筹备会结束后3日之内做好会务活动物资预算（会务筹备表），并上交财务分项指挥 三、负责每场会务的物资准备，做好每次会务活动的物资预算需让会务组审核后并上交财务小组； 四、各会务小组物资预算由会务组审核完后，由各会务小组进行会务物资的筹备工作，筹备完后，统一由物资组登记造册并管理发放 五、负责按时把每次会务活动的物资运送到会场，并按流程及相关手续进行物资发放； 各会务小组物资预算由会务组审核完后，由各会务小组进行会务物资的筹备工作，筹备完后，统一由物资组登记造册并管理发放 七、负责建立完善合理的物资管理系统，让物资管理工作更加系统化、流程化、高效化、合理化； 八、负责协调各分公司会务组及各相关部门的工作关系； 九、负责协助总指挥的工作； 流程指挥岗位职责 一、负责制定会议议程，并监督各小组执行情况 二、负责监督各小组制定方案，并监督其是否执行方案； 三、负责监督会议过程，保证会议流畅进行； 四、负责协调各分公司会务组及各相关部门的工作关系； 五、负责协助总指挥的工作； 主持人组岗位职责 一、负责编写每次会务活动的串词、解说词； 二、负责厂区参观的接待、解说； 三、负责建立公司主持人培训系统； 四、负责建立公司主持人的选拔培养机制； 五、负责公司主持人的统一组织、调配、管理； 六、负责收集对会议主持人的意见反馈； 礼仪组岗位职责： 一、负责建立公司礼仪人员的选拔培养机制； 二、负责建立礼仪培训系统； 三、负责公司礼仪的统一组织、调配、管理； 四、负责配合接待组完成接待工作； 票务组岗位职责： 一、负责与信息组对接参会嘉宾人员信息； 二、负责按会务要求预订所需票务； 接待组岗位职责： 一、负责建立公司接待接待人员的选拔培养机制； 二、负责建立接待工作人员培训系统； 三、负责参会嘉宾的迎来送往工作； 四、负责传达会务信息给参会嘉宾； 五、负责配合礼仪组完成接待工作 交通组岗位职责： 负责根据会议要求准备车辆； 负责制定完善的会议用车方案； 宣传组岗位职责： 一、负责会场布置及物料设计工作； 二、负责其他会议物料（如：会议指南编排、欢迎卡、签到册等）的设计、制作； 三、根据会议主题设计方案，制作会场主题画面并安装； 四、负责会议所需音响、投影仪、扩音器等设备的安装、调试及购进； 五、负责配合场地小组对会议场地进行氛围布置； 六、负责产品展示厅布置、维护； 拍摄组岗位职责： 一、负责对会议过程进行跟踪拍摄； 二、负责对会议影像进行后期编排整理； 三、负责对所有会议影像、资料进行整理