2014会议与会务.docVIP

目 录 序 言 2 第一讲 公司会议体系的基本概念 3 第二讲 会议的前期组织 7 第一节 会议前期准备 7 第二节 会务服务前期准备 10 第三节 会场的布置 13 第三讲 会中和会后的服务工作 16 第四讲 会议工作落实 20 附：会议室布置标准图片 21  序 言 随着集团连锁事业稳步快速发展，各类会议已成为我们推进日常工作的重要工具之一。规范、有序的会议组织和会务服务工作不仅能够保障会议的正常召开，也一定程度上体现了公司的管理水平，同时也培养了会议组织者的细心与责任心。 为实现集团会议组织及会务服务的标准化、统一化，从而进一步提升整个集团会议的组织与服务水平，雨花培训中心与总裁办、集团办共同编写了《会议与会务》学习课程，详细的为大家介绍会议从组织到会议物品的准备、会议召开时的服务及会后的收尾工作，希望为大家日常的会议与会务的组织服务工作提供一定的指导和帮助。 第一讲 公司会议体系的基本概念 一、会议的作用 随着集团连锁事业的不断发展，各种形式的会议成为推动和指导我们日常工作的重要工具之一。通过不断的梳理，也形成了一套集团固有的会议体系，通过各种会议的召开，强化各级沟通效率和实现管理整合，切实提升会议绩效，真正解决及协调存在问题，合理部署及指导相关工作，确保各公司、各大区、各中心、各总部年度及各级分解计划目标的达成。 4-1-1 会议的作用 二、会议时间层级的划分 集团依据“至上而下”计划目标制定和工作指导部署的原则进行会议排期和议题设定，根据计划执行管理时间纬度划分会议的层级，分别为： 年度会议 半年度会议 季度会议 月度例会 三、会议体系架构层级的组成 1、集团层面工作会议 年度表彰大会/春季工作规划部署会议 季度会议（集团第二、三、四次会议） 月度经营例会（主要是阶段性会议或专项会议） 总裁办层面周工作会议（总裁办高层例会、中心工作汇报会） 2、体系层面工作会议 中心层面工作会议（包括本中心和跨中心沟通会议） 大区层面工作会议（大区/子公司月度分析会、大区/子公司总经理沟通会） 3、公司/体系内部工作会议 公司/体系周例会 部门周例会 双周培训会 部门晨会 四、相关会议具体时间要求及会议内容 1、年度总结和表彰大会 （1）会议排期及形式： 每年春节前2-3天组织召开。会议采取视频形式，集团总部设主会场，各地设分会场。 （2）会议议题： 第一部分：董事长作集团年度工作总结报告； 第二部分：集团年度评优表彰及颁奖； 第三部分：集团各体系宣誓。 （3）参会人员：全体员工 2、季度管理会议 （1）会议排期： 每年四次会议，分别于春节后（即：春季工作部署会议）、四月、八月（半年度工作会议即第三次工作会议）、十一月组织召开，会期2-4天。 （2）参会人员 集团总部总裁办公室与五大管理总部、中心高层管理人员、各部门负责人；各地区管理中心高层管理人员，各部门负责人；各子公司高层管理人员，各部门负责人。其中要求大区第一负责人和B类公司第一负责人返宁参会，其他人员在当地公司参加视频会议。（注：除春季工作规划部署会议返宁人员为最大化，其他会议视具体其概况而定。） 3、周末例会 （1）会议时间 总部各部门周五晚，各大区周四晚，具体时间可视情况调整。 （2）会议议题： 各部门学习集团最新工作要求，总结一周工作情况，对下周工作进行部署的会议。由各部门自行组织召开。 （3）参会人员 各部门内部工作人员及跟进各部门工作的总监办秘书。 4、双周培训会 （1）会议时间 每月第二和第四周周一至周四晚。会议时间1.5～2小时。 （2）会议议题 是各部门学习钻研本岗位工作技巧提高工作能力和效率的会议。由各部门自行组织召开。内容包括：岗位应知应会、专业技巧、制度流程、操作规范等。 （3）参会人员 各部门内部工作人员及跟进各部门工作的总监办秘书。 5、晨会 （1）会议时间 每日早晨正式工作前。会议时间10—20分钟。 （2）会议议题 各部门总结前一天工作，安排下一天工作的简短例会。 （3）参会人员 各部门内部工作人员及跟进各部门工作的总监办秘书。 第二讲 会议的前期组织 第一节 会议前期准备 1、明确会议的目的 在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个体系、部门的经营策略与集团目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案。 【准备会议的6Ｗ原则】 在每次准备会议的时候，秘书可以用“6Ｗ”问自己，检查自己是否已经了解了6Ｗ所提出的问题，并且一一解决了这六个问题。