资助学校采购程序.pptVIP

* 資助學校採購程序 教育局 2015年11月10日 「資助學校採購程序」簡介會 * 主要信息 採購活動須依循教育局通告第4/2013號及所夾附的《資助學校採購程序指引》辦理 每項津貼的用途須符合既定的目的 採用公平、公開及透明的採購程序 設定採購的監察與制衡機制 * 應與不應 * 應 (1) ? 嚴格遵守採購的財政限額及相關安排 財政限額 採購安排 批核人員 5,000元或以下 毋須為採購物料或服務進行公開競投，但校內適當職級的人員須證明有關採購是必須的及價格公平合理 5,000元以上至 50,000元 邀請最少 50,000元以上至200,000元 邀請最少 200,000元以上 邀請最少 兩個口頭報價 校長/副校長 [註：如學校沒有副校長，校長將為批核人員。] 五個書面報價 校長 五名供應商投 標書批核委員會，成員須包括校監/校董、校長、一名教師及一名家長教師會代表或家長校董。 標 * * 書面報價及招標程序的比較 書面報價 招標 將收到的書面報價單 將收到的標書 委任 負責開啟及審核書面報價單 成立 書面報價單由 批核 標書由 批核 除以下的分別外，書面報價及招標程序大致相同，以加強監察與制衡 上鎖 放進投標箱內 兩位適當職級的人員 開標及標書審核委員會 校長 標書批核委員會 開標及標書審核委員會 2名由校長委派的成員: 1人的薪級點須不低於總薪級表第 點 另1人須不低於 或同等職級 * 25 文書助理 開標批核委員會 4名由校董會/法團校董會委派的成員: 校監/校董 校長 1名教師 1名家長教師會代表或家長校董 * * 應 (2) ? 書面知會承辦商和供應商，向學校員工提供任何利益均屬違法行為 ? 要求參與採購及物料供應職務的人員申報利益衝突(可使用標準表格) ? 遵行適當分工，委派不同的教職員負責採購過程中不同的工序 ? 把同類的項目集中收錄在同一份報價或投標附表內 * 應 (3) ? 述明所需物料／服務的規格詳情 如有需要，參考市面上相關產品／服務資料 根據學校本身的需要擬訂規格 避免指定某個牌子／型號 ? 註明截標／截止報價日期及時間 ? 報價及招標的資料須保密處理 ? 提供充分和同等資料予所有獲邀的供應商 * 應 (4) ? 盡可能同時邀請上一次獲批核的供應商進行競投，視乎 該供應商提供的服務是否令人滿意 ? 在邀請書面報價／招標文件中清楚說明預先設定的評審 準則及評分制度(如適用)，供有意競投者參考。如使用 評分制度，則一般應推薦接納獲最高整體評分的書面報 價單／標書，有關網頁路徑如下︰ .hk?學校行政及管理?財務管理?一般財務?學校在處理商業活動/安排事宜的參考資料?擬備評審標書的評分制度須知 應 (5) ? 選取符合規格而索價最低的報價單／標書 ? 採用「資助學校採購活動異常情況報告」， 並按年向校董會／法團校董會匯報 ? 抽查報價／投標文件，以核實有關資料是否真確 * * 應 (6) ? 妥為備存投標和報價記錄，以供教育局審核 ? 善用教育局提供的3份財務參考文件: 1) 資助學校校董會／法團校董會已批核的財務及人事管理事宜報告 2) 資助學校財務管理注意事項 3) 資助學校採購活動異常情況報告 * 不應 (1) ? 把所需的同類項目分多次購買，從而規避 有關的金額限制及報價/招標程序(註：重 複採購同類項目只可在 內的累積價 值不超過所訂的財政限額) ? 根據每月付款而非整體合約價值進行採購 程序 例︰24個月寬頻上網服務 12個月保安服務 36個月租用影印機 12個月 * 不應 (2) ? 在截止日期及時間之前開啟書面報價單/標書 ? 考慮逾期遞交的書面報價單/標書 ? 在不能提供理據和相關記錄的情況下，拒絕接納索價最低的書面報價單/標書 * 單一報價／招標 * * 單一報價／招標 (1) 只有具備充份的理據，並在採用競投的報價／招標方法不能有效獲取所需物料及服務的情況下，才能採用單一報價／招標程序，例如︰ 有證據顯示所需物料及服務只由一位供應商提供 基於與保護版權或與技術問題有關的理由 專利或專門設備需要維修，而設備供應商 憑藉設備保證書擁有提供維修服務的獨有權利 所需服務須由公用事業機構提供 * * 單一報價／招標 (2) 須事先得到下列相關人員的批准，並將有關的決定和理據妥