檔案信息化发展的思考201302.docVIP

PAGE PAGE 1 档案信息化建设发展的思考 福建省泉州市公路局德化分局 江文红 摘要：档案信息化建设的阶段性目标要及时做出相应调整，档案管理理论应不断地创新与发展，这是档案信息化建设发展的总趋势。促进文档管理向智能化方向发展，解决电子文件的智能化分类、整理；从单纯电子文档一体化发展为档案信息资源的集约化管理；积极推广云计算技术在档案信息化建设发展的应用；档案部门应注重来档案信息化建设发展标准的制定与人才的培养；才能建设具有强大功能档案信息共享平台，实现档案信息的社会化服务，以此推动档案事业实现跨越式发展。 关键词：档案信息化；建设发展；应对策略 档案信息化建设是我国档案事业适应时代和社会发展需求的必然趋势，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案工作服务水平的必由之路。随着档案信息化的普及及信息技术在档案管理领域应用的提高，档案信息化建设的阶段性目标要及时做出相应调整，档案管理理论应不断地创新与发展，这是档案信息化建设发展的总趋势。档案管理部门要在档案信息化建设取得宝贵经验基础上，解决目前档案信息化建设存在的不足之处，以推动档案信息化建设的可持续发展。 一、 档案信息化建设发展的必要性 “十二五”期间，我国各级档案部门根据《全国档案信息化实施纲要》的要求，开展以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件和电子档案管理为重点，以网络建设为基础的档案信息化建设。一是开展档案信息的数字化，即档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化。二是建设档案部门联系社会的重要窗口，在公共信息服务网站上建立的档案网站。三是数字档案馆建设，全面推行电子文档一体化和馆室电子档案一体化管理，逐步实现档案信息资源共享，档案信息利用和服务网络化，为我国国民经济建设和社会发展提供有效的服务。 目前档案信息化现状：一是档案标准化、规范化滞后和应用软件又多又乱，不能满足各单位不同门类档案的管理需求，这些都严重影响了档案信息化建设整体水平的提高，二是档案部门对于电子文件智能化管理功能还未深入研究，制约了电子档案的分类与整理自动化技术的应用，基层档案部门电子档案还在实行双套制管理，不但要整理纸质档案，还要整理电子档案，成倍地增加了档案整理人员的工作量。三是档案信息化的硬件重复投资建设，在各级档案馆和基层机关、企业团体、企事业单位只要实施档案信息化建设，就形成了家家建设计算机房，家家均有服务器和计算机维护人员的小而全计算机维护与管理模式。 要提高我国目前档案档案信息化管理水平，实施档案信息化建设的可持续发展，就是要求各级档案管理部门着眼点于档案信息化整个系统管理水平的提高，电子文档管理纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，实现档案信息资源共享化、服务对象与需求扩大化，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。通过制定档案信息化管理的有关标准，加强电子文件和电子档案的管理，促进文档管理向智能化方向发展；各级档案部门从单纯的文档管理发展为档案信息资源的集约化管理；同时致力于解决制约电子文件整理瓶颈双套制工作方式；在文档管理领域充分利用云计算机技术独特的服务理念和超强的计 算能力和低成本、高可靠性和安全机制等技术优势，为我国档案信息化全面普及带来了新的发展契机。 二、促进电子文档管理向智能化方向发展 我国机关、团体、企事业单位目前运行的文档管理系统智能化水平还比较低，目前，不少名为“文档一体化管理信息系统”其功能也只是将文件管理和档案管理流程并列运行，而非真正实现自动分类、整理、编目，仅仅是将办公自动化系统产生的收文与发文数据，由档案立卷人员手工导入档案管理信息系统，这绝非真正意义上的文档一体化管理信息系统。 随着社会信息化进程的加快，计算机在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在积极的创造条件用电子计算机提高工作效率，加快现代化的进程，文档管理电子化向智能化方向发展是走向数字档案馆（室）的必经之路。目前，机关、团体、企事业单位使用的文档管理软件基本上是由软件公司开发的。虽然，应用计算机开发文档管理智能化软件，其编程技术已经很成熟，但是，软件公司的计算机专门人才并不能包打天下，智能化程序不可能应用于所有机关、团体企事业的文档管理系统。目前，计算机软件开发人员在电子档案的自动鉴定与编目课题研究方面已经明显滞后。促进文档管理向智能化方向发展，解决文档一体化管理的电子文件自动鉴定与编目、自动加盖档号章等技术问题，研究基于文件来源原则与计算机档案自动分类、编目技术相互融合，是文档信息处理领域中的一项重要研究课题。 信息时代，通过电子文档管理智能化系统的设计与应用，能使电子文档管理向智能化方向发展成为现实。各单位应以电子文档形成文件生命周期、文件来源原则、前端控制思想的理论为指导，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥电子化加工设备能力。