办公设施及用品管理规定.docVIP

办公设施及用品管理规定 1目的与适用范围 1.1目的规范办公设施及用品的管理保证办公设施及用品的合理使用避免浪费。 1.2适用范围适用于公司办公设施及用品的管理 2.职责 ——各部门 例行接约的原则确保办公用品及设施得到合理的使用 爱护办公用品及设施确保办公用品及设施的完好。 ——行政部 负责办公用品除电脑及其相关配件外的采购管理`、 负责办公设施的维护、保养、建档等管理工作 ——五金仓 负责车间用品的保管、建帐管理 1.工作要点: 3.1办公设施的管理 3.1.1设施指用于各部门日常行政办公的设施、设备如传真机、复印机、打印机、空调、 电话、电脑、计算机、办公桌椅等 3.1.2办公设施归属固定资产的按《固定资产管理制度》进行管理。 3.1.3办公设施归属低值易耗品的按《低值易耗品管理制度》进行管理 3.1.4办公设施除电脑外由行政部统一负责监督、检查、保养及维修。 3.1.5各有关部门的办公设施除电脑设备外应在部门内部指派专人管理需要维修或换件时应先通知行政部由行政部统一通知各设施维修的负责部门或组织外协维修及购买配件各部门不得擅自请人维修或购买配件否则所有费用将纳入该部门费用。 3.2办公用品的管理 3.2.1办公用品指日常办公室所使用的消耗性物资如纸张、磁盘、复印纸、打印纸、色带、墨盒、复写纸、便条纸、笔记本等 3.2.2行政部在阅览室设置办公用品存放区对办公用品进行统一管理 3.2.3办公用品采购 3.2.3.1日常需配备一定库存的公共用品如纸张、文具等由行政部根据库存情况填写“物资购买计划报告单”报总经办审批后购买。 3.2.3.2非公共用品或即买即领用的用品由所需部门填写“物资购买计划报告单” 经部门经理批准包总经办主任审核后由行政部统一购买。 3.2.3.3行政部购买办公用品应统一根据计划进行采购物资到厂后采购物资若为公共用品行政部应通知总经办进行验收总经办确认后入库。采购物资若为非公共用品或即买即领用的也由行政部通知总经办进行验收若该物品为特殊要求物资行政部应通知申请部门与总经办进行共同验收并共同签名确认。 3.2.3.4物资采购完毕后行政部应及时向供应方索取发票发票应由总经办确认。行政部应在每月月底对发票进行整理连同购买计划一起交总经办主任审核后报主管总经理审批。 3.2.3.5办公用品原则上由行政部统一购买。由与当地各种原因行政部需委托其他部门购买时受委托部门应根据审批后的“购物计划单”进行购买购买后交行政部处理。具体验收也执行 3.2.3.3 3.1.3办公用品领用 3.3.3.1公共用品或库存物资由各部门根据计划配额填写《领料单》经部门经理批准后到行政部领用行政部做好领用登记。配额由行政部提议、总经办审批确定。超定额或非超定额物资的领用必须由申请部门填写报总经办主任审批后方可到行政部领用。 3.3.3.2非公共用品或即买即领用的物品由申请部门根据审批计划填写《领料单》经部门经理后报总经办主任审批后领用。 3.3.4办公用品帐目管理 3.3.4.1行政部应对办公室物品进行建帐做好购买、领用、结存的统计汇总月末交部门经理确认后报总经办主任审核。 3.4.办公用品报废处理 3.4.1.对需要报废的库存办公用品由行政部作出申请报总经办主任审批。 3.5车间用品管理 3.5.1属于生产车间使用的日常消耗性物资如碎步、记号笔、手套表格等由生产部统一采购。 3.5.2车间用品统一放在五金仓。 3.5.3生产部根据库存情况及需要情况填写“物资购买计划报告单”交生产副总经理 审批后采购。 3.5.4物资采购到仓五金仓根据“物资购买计划报告单”验收确认。 3.5.5采购员应及时向供应方索取发票经五金仓签名确认后交生产副总助理审核后报主管总经理。 3.5.6车间人员领用物资时应填写《领料单》经部门经理批准后到五金仓领用。 3.5.7五金仓应对车间用品进行建帐做好购买、领用、结存的统计汇总月末报部门经理、生产副总助理审核。 3.5.8车间用品需报废的由五金仓作申请经部门净理确认后报生产副总助理审核批准。 3.6关于建帐的问题 3.6.1办公用品以及车间日常消耗性用品的帐目包括采购计划、出入帐、总帐等不要求输入ERP系统做手工或EXCEL帐即可。 4.相关文件 无 5.相关记录 51 《物资购买计划报告单》 52 YL/JL/G/126/98领料单 文件编写部门总经办 文件归口部门行政部 文件发布日期 文件实施日期