2016邮件礼仪.pptVIP

TO、CC、BCC区别： 正确使用发送、抄送、密送 TO CC BCC 是要受理并响应邮件 知会邮件事项,没义务回复,可以发表意见。 在To的人不知道的情况下,收到邮件的人 注意事项： 第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高) 第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 ?第三、转发邮件要突出信息 邮件发送对象的选择（2） 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况 BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！） 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」? “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ 回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件 邮件发送对象的选择（3） 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送 一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭） 课堂练习（寻找问题点）： 无任何内容提要 只有一个附件 课堂练习（寻找问题点）： 不可一句话讲述完毕无论多长的内容； 应将其分点陈述 署名过于简单 课堂练习（寻找问题点）： 无须将此附件发送全公司 课堂练习（寻找问题点）： 邮件无标题 详见附件却无附件 功能设置： 邮件撤销设置 点击“其他动作” 点击“发件箱的要撤销的邮件” 点击“撤回该邮件” 可选择成功撤销后回复收件人 图片说明如下： 功能设置： 外出助理程序设置 点击“外出时助理程序” 收件箱页面— 点击“工具” 点击“发送外出时自动答复” 设置外出时间点及代理人信息 图片说明如下： 在此信息栏中写明外出原因，并说明在外出/请假期间代理是谁，并说明代理人的具体联系方式 功能设置： 添加提醒功能 点击“后续标志” 新建一封邮件 点击“添加提醒”或“收件人标记” 设置具体提醒日期及时间 图片说明如下： 功能设置： 建立通讯组员 图片说明如下： 点击“通讯组列表” 点击“选择成员” 在通讯薄中选择要添加的人员后按“成员”即可 收件箱页面—点击“新建”边的 总结： 发送范围 个人或某部门 发送全体同仁 邮件地址确认 1、检查发送地址的准确性 2、确认是否需群发该信件 发送标题书写 1、确认标题是否书写 2、标题需能为接收者 提供邮件内容信息 确认附件情况 1、确认是否需带附件 2、确认所带附件是否正 确，以免误导接收人 事 先 明 确 目 的 明 确 接 收 人 员 正确的邮件书写布局 1、需有合适的称谓及问候语 2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件 3、内容需简明扼要 4、内容需条理清晰 邮件内容 总结： CarbonCopy * 职场电子邮件礼仪 为何要学习电子邮件礼仪？ 电子邮件沟通的重要性 现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计 不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 需要发送邮件的情况 正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项 E-Mail 涉及点 ？这些标题恰当吗 1、无主题 2、凯撒旅游**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……