2015公司商务会方案.docVIP

XX家私 2013年经销商商务年会总体方案 为了更好的做好XX品牌的推广、在产品营销订货、招商加盟等方面的工作，以更好地达成企业的年度经营目标。经公司研究决定，公司拟于2013年 3 月 2日- 3月 5日（待定）在XX家私龙桥制造基地召开2013年经销商商务年会。现就本次经销商商务年会期间各项工作事宜进行如下安排，请各部门及相关负责人按通知要求保质保量完成会议各项准备和支持工作。 一、会议主题：改变.从“新”开始 二、会议时间：2013年3月2日—3月5日 三、会议地点：XX家私龙桥工厂、海龙山庄 四、会务组成员： 　　总指挥长：　 执行组长：　 会务顾问： 会务组成员： 会务秘书处： 主持人： 五、参会人员： 共计约：600人。 六、广告词： 待定…… 七、经销商商务年会主要目的 1、品牌推广； 2、经销商招商加盟； 3、产品订货。 八、会议筹备 设经销商商务年会指挥部，对经销商商务年会进行协调统筹。 组委会机构设置及职责： 会务 项目组 负责人 小组成员/协助人员 职 责 完成期限 工作要求 总指挥长 负责商务年会整体工作的指挥；负责对相关展会期间的招商支持优惠政策的审定；负责相关部门人员调动授权等 12月5日 执行组长 各相关部门人员 对涉及部门的协调与安排工作全面负责 12月20日 相关人员能够按照会务级工作安排执行 执行组长 营销中心各经理 负责整个会议的控制和指导工作，组织会前工作筹备和会后总结会，落实展会期间的招商支持优惠政策。 1月15日前 对会议所有项目进行全面检查验收,保证所有工作全面完成。 执行组长 各分区总监 商务年会前重要经销商会议，为商务年会备场 1月15日前 达到预热效果 会务秘书 会务组人员 负责整个会议的现场控制和指导协调工作；对此次经销商商务年会进行全面跟踪、对各项工作进行合理安排。 1月20日 财务部 财务部相关人员 负责经销商商务年会的财务支持，以及经销商的加盟收款等 会务期间 执行组长 相关部门人员 落实XX形象展厅装修计划 12月18日 保障XX展厅的装修并完成摆场。 会务秘书 相关人员 落实XX相关形象用品如手提袋、产品折页等的设计 1月5日 采购部 相关部门人员 相关物料的采购、XX接待车辆的落实 会务筹备及进行期间 确保相关物料的到位等，车辆到位 执行组长 市场部/外协 商务年会的现场布置，各类广告标识设计与审定等，场景布置检查等。 会务期间 各类物料准备、印刷品等到位 网络营销 负责本次招商信息的网络发布，负责网络邀请函的邮发等 1月1日 从现在开始，全力保证网络的暴光度 市场部 邀请函的设计与制作 12月25日 指定日期前完成 各营销经理 邀请函的发放 1月20日 各营销经理按要求邀请到相关客户数量 主持人 主持流程的确定 1月28日 执行组长 相关合作部门人员 参会人员的培训工作（含说辞统一）；会务物资准备，会议流程控制等事项。对会议各环节落实到位。负责会议方案实施及执行，监督落实展厅和以及酒店的布置、商务年会流程控制、各种物资设计制作。 2月25日 参会人员的培训工作在2月25日进行，1月20日完成所有场地布置计划,所有物资全部到位,所有细案全部完成。 会务秘书处 相关人员 负责人员的接待、食宿、散客、会议资料及其它安排事项。会议通知、参会商家人数最后确定、统计所有参会人员往来行程时间安排、车次统计等 相关人员 负责已经邀请经销商的电话联络，对客户进行确认 1月28日 所有客户的最终确定制表。 前期准备工作中涉及市场、广宣以及形象内容的检视 1月28日 后勤组 拍照、安装调试培训器材等。 2月28－3月1日 展厅组 市场部支持人员 展厅装修、摆场、饰品等 各营销服务经理 产品展厅展场清洁、接待区、招商讲解区域的布置 1月28日 信息组 招商信息速递，网络信息发布 需要配置相应照片 车辆调度 XX家私接待车队 负责接送商家车辆的调度，负责车身的“XX家私商务年会专用车”标志 按要求完成客户的接送站工作 负责接送客户的车辆落实，由向大庆在2月25日前落实外协厂车辆到位情况 将所有小车、中巴车全部准备到位，并编号， 财务组 负责整个商务年会各项目小组费用审核支付以及经销商商务年会现场意向加盟定金的收取。 与项目同步 相关人员 负责酒店及会场的现场布置，负责所有现场氛围的营造工作 3月1日全部到位 所有布置到位 行政采购 负责手提袋、产品折页的制作（相关设计由市场部支持） 所有物资全部采购到位 各会务项目组成员 各会务项目小组成